Evaluatie leerpunten
De RvT heeft in november 2019 onder begeleiding van een (door de NVTZ erkende) externe evaluator dhr. T. Schraven een zelfevaluatie gedaan (deels in aanwezigheid van de RvB). (“Evaluatie met een externe Evaluator”)
De evaluatie van de RvT heeft plaatsgevonden middels een teamsessie met de voltallige RvT op 11 november 2019. De evaluatie heeft deels in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris plaatsgevonden. Tijdens de zelfevaluatie RvT is conform de GC aandacht geweest voor de rol van de individuele leden, de RvT als team en de rol van de voorzitter RvT. Ook is expliciet de input aan de RvB en de bestuurssecretaris gevraagd omtrent het functioneren van de RvT.
Verbeteracties/ voornemens naar aanleiding van de zelfevaluatie RvT:
- Als RvT bewaken van verantwoordelijkheden, rollen en stijlen. Waar zijn verschillen in perspectief binnen RvT wenselijk. Wanneer zijn verschillen in verantwoordelijkheden, rollen en stijlen functioneel en wanneer dysfunctioneel.
- Als RvT bewaken waar verschillen in perspectief binnen RvT wenselijk zijn: wanneer eenheid van toezicht nodig en wanneer diversiteit koesteren.
- Variëren tussen ‘control’ en ‘klankbord’ en variëteit in stijl bij aard vraagstuk
(A Going concern; B Organisatie in verandering; C Fundamentele strategische omwenteling).
- Jaaragenda vormgeven zoals besproken tijdens de evaluatie conform de figuur “de 5 governance-cycli” die door dhr. Schraven is aanbevolen.
- De Auditcommissie KvZ en MD kan de handreiking van Theo Schraven (genoemd in het evaluatiegesprek) gebruiken bij bespreking hoe zij toezicht willen houden op de KvZ en MD.
De RvT gaat de verbeteracties naar aanleiding van de zelfevaluatie RvT evalueren en borgen door in 2020 deze onderwerpen elk kwartaal op de agenda te zetten.
Reflectie leerpunten
Samenvatting zelfevaluatie RvT De Governancecode Zorg schrijft voor dat de Raad van Toezicht haar functioneren minimaal een keer in de drie jaar moet laten evalueren onder begeleiding van een onafhankelijk externe deskundige. Dit jaar is dat aan de orde. De evaluatie wordt begeleid door de heer P. Gerritsen van Leeuwendaal B.V. De aanpak van de heer Gerritsen heeft bestaan uit een voorbereiding op de evaluatiesessie met de voorzitter RvT en de secretaris. De voorbereiding heeft verder bestaan uit het voeren van beknopte gesprekken door de heer Gerritsen met de voorzitter van de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur, de bestuurssecretaris, een afvaardiging van de OR, de CCR en de CoZo. Na deze gesprekken hebben alle leden van de Raad van Toezicht een digitaal anoniem vragenformulier ontvangen. De resultaten van de interviews en de antwoorden op de anonieme vragenlijst zijn op 14 november tijdens de plenaire bijeenkomst besproken. De RvB is door de RvT uitgenodigd bij deze bijeenkomst aanwezig te zijn. In deze samenvatting worden de meest relevante opbrengsten van de evaluatie vermeld, die in de december vergadering worden voorzien van een actieplan.
- Er is gesproken over diversiteit binnen de RvT en dat het in de toekomst goed zou zijn diversiteit in een sollicitatieprocedure te blijven betrekken.
- Het wordt belangrijk bevonden dat de RvT als strategisch partner van de RvB toegevoegde waarde heeft en effectief is. Door de RvT leden die al langere tijd zitting hebben in de RvT wordt opgemerkt dat het gesprek binnen de RvT beter wordt gevoerd dan in het verleden. Er wordt constructief met elkaar de diepgang gezocht vanuit verschillende gezichtspunten. De RvB onderschrijft de constructieve sfeer, zonder dat de RvT aan scherpte verliest. Het is goed om naast de constructieve manier van (samen)werken er alert op te blijven dat die scherpte erin blijft.
- De suggestie wordt besproken om aan het einde van de vergadering de vergadering te evalueren, bijvoorbeeld een kwartier voor het einde van de vergadering.
- De vraag wordt besproken of het helpend zou zijn als – in aanvulling op de notulen – meer tijd wordt geïnvesteerd in het uitwisselen van informatie gerelateerd aan (individuele) RvT activiteiten of contacten. Afgesproken wordt dit een tijdje te testen door dit voortaan te agenderen in het vooroverleg. Eventuele relevante punten uit dit vooroverleg worden vervolgens in de reguliere vergadering besproken met de RvB.
- Er wordt gesproken over de behoefte om elkaar beter te leren kennen, bijvoorbeeld om te weten hoe de andere RvT leden over bepaalde thema’s denken. Genoemd wordt het voorbeeld om met elkaar te verkennen wat de risk appetite is.
- Er wordt gesproken over het door de RvT nemen van verantwoordelijkheid voor de eigen informatievoorziening. Volgens de trainers van een leergang voor toezichthouders is het heel gebruikelijk om als RvT lid eigenstandig en in afstemming met / medeweten van de RvB de organisatie te bezoeken. Genoemd wordt dat er komend jaar een 2 extra locatiebezoek in de jaarplanning is opgenomen. Daarnaast worden het informatieprotocol en de toezichtvisie binnenkort geactualiseerd. Afgesproken wordt dit punt daarin te betrekken. Los hiervan geeft de RvB aan dat verzoeken om informatie of om een locatiebezoek altijd welkom zijn. De RvT geeft aan dat de strategiedag met netwerkpartners – die enige tijd terug is georganiseerd - een mooi voorbeeld is voor de netwerkfunctie / ambassadeursfunctie van het toezichthouderschap.
- Bij de vraag of de RvT goed in staat is te schakelen tussen de afzonderlijke rollen van werkgever, toezichthouder en klankbord wordt de RvB gevraagd hoe zij dit beoordeelt. De RvB geeft aan dat dit wordt gezien.
- Het contact met de laag onder de RvB wordt als voldoende beoordeeld, waarbij de RvB richting de RvT aangeeft dat altijd kan worden aangegeven als er behoefte is om het MT meer frequent te ontmoeten.
- Eén van de RvT leden heeft aangegeven dat onduidelijk is of de RvT in voldoende mate met de RvB en de accountant de onderwerpen risicomanagement, balans, winst- en verliesrekening en de ao/ic bespreekt. Hier ligt geen zorg, de RvT vertrouwt de Auditcommissie Financiën en bevraagt de commissie hierop in voldoende mate. Wat prettig is voor zowel de RvB als de (Auditcommissie Financiën van de) RvT, is dat er mogelijkheid is elkaar frequenter te spreken over relevante aangelegenheden, zoals in dit geval de financiële situatie van Driestroom. Sinds begin van het jaar hebben de RvB en de voorzitter van de Auditcommissie Financiën hierover elke maand telefonisch contact, naast de uitbreiding van het aantal vergaderingen van de commissie. - Besproken wordt dat bij de rol van de toezichthouder hoort om de kwaliteit van zorg van afstand te beoordelen. Het gaat erom dat de RvT zich ervan vergewist dat de RvB voldoende zicht heeft op de kwaliteit en hierin bijstuurt als dat nodig is. De RvB biedt aan dat zij hierover graag meer wil vertellen daar waar behoefte is. Ook op 21 november komt het thema producten / dienstenaanbod van Driestroom aan de orde. Tegelijk geldt, zo geeft de RvB aan: hoe uitgebreid het kwaliteitsinstrumentarium ook is ingericht, niet elk risico valt te mitigeren.
- De voorzitter van de Rvt voelt zich uitgenodigd om op inhoud wat vaker zijn eigen mening in te brengen. - Op de vraag of de RvB de RvT voldoende als klankbord gebruikt, is één keer ‘oneens’ ingevuld en twee keer ‘weet niet’. De RvB licht toe dat er binnen en buiten de organisatie al veel aan tegen- en meedenkkracht is ingeregeld om uitgedaagd te worden en zaken verder te brengen. Daarnaast wordt de voorzitter van de RvT door de RvB regelmatig gebeld om mee te sparren, ditzelfde geldt voor de voorzitter van de Auditcommissie Financiën. In toenemende mate vindt ook steeds meer het verdiepende gesprek plaats binnen de vergadering. Gevraagd wordt of er bij de RvB onduidelijkheden zijn in de kennis en competenties van de RvT leden. Dat is niet het geval. Breed wordt gedeeld dat het niet de bedoeling is om te klankborden vanwege het klankborden. Er wordt voldoende ruimte en mogelijkheid gevoeld om te klankborden met de RvT. Er wordt door de RvB veel toegevoegde waarde gevoeld van deze RvT.
- De heer Gerritsen merkt op dat het van hoog professioneel niveau is dat er in deze openheid over dit onderwerp met elkaar wordt gesproken.
- De voorzitter brengt in gesprek de omvang van de RvT. Het aantal van zeven leden komt voor als vrij omvangrijk. Zou vijf leden ook voldoende zijn? Met minder mensen zijn er minder problemen met vergadertijdstippen, de kosten voor de RvT worden minder en het is meer in lijn met de omvang van de organisatie. Dit wordt onderschreven door de andere RvT leden. Opgemerkt wordt dat het wel van belang is goed te kijken dat de kennis en expertise van de RvT in voldoende mate aansluit 3 bij wat de organisatie nodig heeft en aandacht te hebben voor de diversiteit binnen de RvT.
- Vervolgens wordt de input van de gesprekken tussen de heer Gerritsen en (een afvaardiging van) de OR, de CCR, de CoZo, de RvB en de bestuurssecretaris besproken. Besproken wordt of het zorgelijk is dat de OR aangeeft dat de nieuwe strategische notitie veel van de medewerkers gaat vragen. De RvB geeft aan eerder hierover het gesprek te hebben gevoerd met de OR waarbij de OR dit vooral relateerde aan de krapte op de arbeidsmarkt. Er is zorg dat er in de toekomst meer werk met minder mensen moet worden gedaan. De RvB geeft aan dat dit ook zo is besproken, dat is de realiteit en daar zal Driestroom zich toe moeten verhouden.
- Er wordt gesproken over het aantal RvT momenten in het jaar: wordt dat niet als te veel ervaren? Breed wordt gedeeld dat het wellicht veel RvT momenten zijn, maar het wordt niet ervaren als te veel. Afgesproken wordt dat er geen veranderingen in de jaarplanning worden aangebracht.
- Besproken wordt of het relevant zou zijn een themabijeenkomst over stakeholders en (regionale) samenwerking te organiseren, of om in een RvT vergadering te presenteren wie de belangrijkste stakeholders zijn. Dit vanwege de toename van regionale samenwerkingsverbanden en ook gerelateerd aan de rol van toezichthouder ten opzichte van samenwerkingsverbanden. De RvB geeft aan dat een uitputtende opsomming niet helpend is voor de RvT, maar wel de gelaagdheid van de diverse samenwerkingen en de impact of importantie van de belangrijkste samenwerkingen.
- De heer Gerritsen merkt op dat de OR, CCR en CoZo hebben aangegeven dat ze benieuwd zijn wat er met hun input wordt gedaan in het kader van deze evaluatie. In de november vergadering van de RvT is besproken de gremia via een samenvatting op de hoogte te brengen van hetgeen is besproken.
Reflectie laatst gehouden op 14-11-2022.
