E-mailadres raad van toezicht
Toezichtvisie
Toezichtvisie Raad van Toezicht Memo BV.docx
Toezichtvisie Raad van Toezicht Memo BV
Uitgangspositie
De Raad van Toezicht (RvT) van Memo BV te Bergen op Zoom (hierna te noemen ‘de organisatie’) ziet zich als een orgaan dat namens de samenleving toezicht uitoefent. De RvT sluit in haar toezicht aan bij de visie en kernwaarden van de organisatie. De RvT baseert haar toezicht op de Governancecode Zorg.
Kerntaken en kernwaarden
De RvT heeft tot taak toezicht te houden op de besturing van de organisatie door de Raad van Bestuur (ook genoemd: de bestuurder) en op de algemene gang van zaken in de organisatie, nader uitgewerkt in de statuten.
De RvT ziet er op toe dat de besturing zich richt op het realiseren van de doelstelling van de organisatie mede vanuit wettelijke bepalingen;
- de verwachtingen en noden van cliënten, ouders en leerlingen;
- eisen van financiers, opdrachtgevers en maatschappelijke partners;
- heersende opvattingen over kwaliteit van werkuitvoering (zorg, hulp, begeleiding, -
onderwijs), bedrijfsvoering, personeelsbeleid en medezeggenschap.
De RvT heeft in haar toezicht nadrukkelijk aandacht voor de stabiliteit en continuïteit van de organisatie.
De RvT neemt besluiten volgens het statutair bepaalde.
De RvT vervult geen werkgeversrol naar de bestuurder maar beoordeelt expliciet jaarlijks maar doorlopend haar functioneren in de samenwerking met (het functioneren van) de bestuurders. De beoordeling is mede gebaseerd op maatschappelijke ontwikkelingen en de opdracht van de organisatie.
De RvT vervult de rollen van klankbord en adviseur voor de bestuurder onder meer door
- te reageren op rapportages, voorstellen, ideeën en vragen van de bestuurder
- de bestuurder te wijzen op lacunes met betrekking tot besturing, werkuitvoering en
maatschappelijke positionering van de organisatie
- suggesties te doen voor het tegemoet treden door de bestuurder van de lacunes
- interne en externe ontwikkelingen te signaleren naar de bestuurder
De RvT voert haar kerntaken uit vanuit een proactieve en constructieve benadering, op basis van onderling vertrouwen en vertrouwen naar de bestuurder.
De RvT onderwerpt haar eigen functioneren aan kritische reflectie en draagt zorg voor haar eigen scholing en ontwikkeling.
Werkwijze
De werkwijze van de RvT heeft drie pijlers:
- De deskundigheid en inzet van zowel de individuele leden als van de RvT als geheel. De achtergronden en deskundigheden van ieder lid leiden tot een samenstelling van de RvT waarin alle gewenste deskundigheden zijn vertegenwoordigd en waarin het geheel meer is dan de som der delen.
- Dialoog en debat. Informatieverwerking, meningsvorming en besluitvorming vinden plaats op basis van actieve, open en kritische dialogen.
Hierbij zijn in het bijzonder van belang:
- zorgvuldige voorbereiding
- onderzoekende houding
- vragen stellen en het aangaan van het ‘constructieve conflict’
- heldere conclusies en besluiten. - Informatie. De RvT hanteert voor het uitoefenen van haar taken de volgende informatiebronnen:
- door de bestuurder aangeleverde informatie en rapportages.
- Informatie en rapportages van externe partijen zoals de accountant, inspecties,
visitatierapportages t.b.v. certificeringen, financiers, maatschappelijke partners,
cliëntenorganisaties en belangenbehartigers
- Werkbezoeken en het bijwonen van gebeurtenissen en bijeenkomsten binnen de
organisatie
- Informatie uit ‘critical incidents’
- Publicaties e.d. over ontwikkelingen met betrekking tot de maatschappelijke
opdracht en positie van de organisatie.
Omwille van effectiviteit en efficiency heeft de RvT in overleg met de bestuurder de standaard informatiebronnen geordend in een informatieprotocol.
Zowel de leden afzonderlijk als de RvT als geheel hebben de plicht zich adequaat te informeren. De bestuurder verschaft de RvT informatie, indien nodig met ondersteuning van staf, management, medewerkers of externen.
RvT en bestuurder bewaken een juiste verhouding tussen informatie over hoofdlijnen en details/deelaspecten.
Vergaderingen en agenda
De RvT vergadert zo vaak als nodig voor het uitvoeren van haar toezichttaken met een minimum van vier maal per jaar met daarnaast een reflectieve vergadering in afwezigheid van de bestuurders en een of meer bijeenkomsten met een verwante RvT in het kader van intervisie, eveneens in afwezigheid van de bestuurders..
De voorzitter maakt in overleg met de bestuurder een ontwerpagenda mede op basis van de jaaragenda/jaarplanning, besluiten van de RvT, voorstellen van de bestuurder en van de leden van de RvT. De voorzitter plaatst punten die een bredere doordenking vragen bovenaan, zo mogelijk direct na de opening en het vaststellen van de agenda. Of verwijst ze naar een van de extra agenda-loze vergaderingen.
Reglement
Er is een Reglement RvT Memo BV opgesteld. Dit reglement werkt een aantal zaken nader uit zoals ten aanzien van bevoegdheden, informatievoorziening, samenstelling, rooster van aftreden en het voorkomen van belangenverstrengeling.
