E-mailadres raad van toezicht
Toezichtvisie
toezichtvisie-raad-van-toezicht-stichting-wopit.pdf
Toezichtvisie Raad van Toezicht Stichting WOPiT
Uitgangspositie
De Raad van Toezicht (RvT) van de Stichting WOPiT ziet zich als een orgaan dat namens de samenleving toezicht uitoefent. De RvT sluit in haar toezicht aan bij de visie en kernwaarden van de organisatie. De RvT baseert zijn toezicht op de zorgbrede Governancecode 2017. De toezichtvisie bevat wezenlijke uitgangspunten voor het handelen van de RvT. De toezichtvisie wordt periodiek herijkt en zo nodig aangevuld op basis van een groeiend bewustzijn van de verantwoordelijkheid en rol van de RvT, dat wordt gevoed door praktijkervaringen, maatschappelijke discussies over good governance en de periodieke zelfreflectie binnen de RvT.
Kerntaken en kernwaarden De RvT heeft tot taak toezicht te houden op de besturing van de organisatie door de directeur-bestuurder en op de algemene gang van zaken in de organisatie. De taak van de bestuurder is nader uitgewerkt in de medio 2017 gewijzigde statuten van de Stichting WOPiT .
De RvT ziet er op toe dat het bestuur zich, gegeven de missie van Stichting WOPiT, richt op het realiseren van de doelstelling van de organisatie met inachtneming van de wettelijke bepalingen; de verwachtingen en noden van members, eisen van de gemeenten en rijksoverheid. Maar ook de vigerende opvattingen over kwaliteit van de ondersteuning, de begeleiding van de members en tot slot de bedrijfsvoering, waaronder het belang van een adequaat personeelsbeleid zijn nadrukkelijke aandachtspunten van het toezicht. De RvT is zich ervan bewust dat deze belangen contrair kunnen zijn. De RvT houdt afstand en geeft de bestuurder de vrijheid van handelen binnen de aangegeven verantwoordelijkheden. De RvT richt zich bij haar toezichthoudende taak met name op de strategische onderwerpen en tot de hoofdlijnen van de beleidsontwikkeling en uitvoering en kan desgewenst als adviseur en klankbord voor de bestuurder fungeren.
De RvT heeft in zijn toezicht nadrukkelijk aandacht voor de stabiliteit en continuïteit van de organisatie. De RvT vervult tevens de werkgeversrol naar de bestuurder en beoordeelt zijn of haar functioneren jaarlijks. De Raad zorgt er voor dat een voor de taken en verantwoordelijkheden geschikte bestuurder bij Stichting WOPiT aan het roer staat, die de organisatie ic medewerkers kan inspireren en ondersteunen.
De RvT vervult, zoals gezegd ook de rol van klankbord / adviseur voor de bestuurder, onder meer door:
• te reageren op rapportages, voorstellen, ideeën en vragen van de bestuurder
• de bestuurder in voorkomende gevallen te wijzen op lacunes in besturing, werkuitvoering, maatschappelijke positionering en relatie beheer .Voor directeur-bestuurder kan desgewenst ook Raad van Bestuur worden gelezen.
• interne en met name relevante externe ontwikkelingen te signaleren naar de bestuurder
• in voorkomende gevallen de bestuurder suggesties te doen voor het vinden van oplossingen De RvT voert haar kerntaken uit vanuit een proactieve en constructieve benadering op basis van onderling vertrouwen en vertrouwen naar de bestuurder en reflecteert hierover en zoekt indien nodig naar herstel.
De meerwaarde van de RvT voor de bestuurder strekt zich uit over alle rollen van de RvT en komt tot uiting door:
• het stellen van kritische vragen bij het houden van toezicht zodat mogelijke blinde vlekken niet kunnen ontstaan
• het optreden als adviseur (sparringpartner) op strategische en inhoudelijke onderwerpen
• het oog hebben voor de werkinhoud én de persoon bij het vervullen van de werkgeversrol
• de tijdige besluitvorming door de RVT voor een aantal controlerende taken zoals verwoord in de statuten, waaronder de goedkeuring van de jaarrekening, de keuze van de controller en de externe accountant en tot slot de vaststelling van de jaarlijkse exploitatiebegroting
De RvT onderwerpt haar eigen functioneren periodiek aan kritische reflectie en draagt zorg voor haar eigen scholing en ontwikkeling.
Werkwijze
De werkwijze van de RvT heeft drie pijlers:
1e pijler: • De deskundigheid en inzet van zowel de individuele leden als van de RvT als geheel • de achtergronden en deskundigheden van ieder lid leiden tot een samenstelling van de RvT waarin alle gewenste deskundigheden zijn vertegenwoordigd
2e pijler: dialoog en debat • informatieverwerking, analyse, meningsvorming en besluitvorming vinden plaats op basis van actieve, open en kritische dialogen. Hierbij zijn in het bijzonder van belang:
o zorgvuldige voorbereiding
o een onderzoekende houding waarbij op adequate wijze wordt omgegaan met het dilemma van betrokkenheid versus distantie o vragen stellen en het aangaan van het ‘constructieve conflict’
o heldere conclusies en besluiten.
3e pijler: informatie De RvT stelt zijn eigen informatiebehoefte vast.
De RvT hanteert voor het uitoefenen van haar taken de volgende informatiebronnen:
• door de bestuurder en of controller aangeleverde informatie en rapportages, waaronder de periodieke financiële rapportages
• informatie en rapportages van externe partijen zoals de accountant, gemeenten , maatschappelijke partners en cliëntenorganisaties
• het periodieke overleg met de ondernemingsraad en memberraad
• werkbezoeken en het bijwonen van gebeurtenissen en bijeenkomsten binnen de organisatie
• informatie uit ‘critical incidents’
• informatie die de RvT opdoet bij het in voorkomende gevallen bijstaan van de bestuurder in de uitvoering van zijn of haar taken
• publicaties e.d. over ontwikkelingen met betrekking tot de maatschappelijke opdracht en positie van de organisatie.
Omwille van een effectiviteit en efficiency heeft de RvT in overleg met de bestuurder de standaard informatiebronnen geordend.
Zowel de leden afzonderlijk als de RvT als geheel hebben de plicht zich adequaat te informeren. De bestuurder verschaft de RvT informatie, indien nodig met ondersteuning van medewerkers of externe deskundigen. RvT en bestuurder bewaken samen een juiste verhouding tussen informatie over hoofdlijnen en details/deelaspecten.
Vergaderingen en agenda
De RvT vergadert zo vaak als nodig voor het uitvoeren van haar toezichttaken met een minimum van vijf maal per jaar. De voorzitter maakt in overleg met de bestuurder een ontwerpagenda mede op basis van de jaaragenda/jaarplanning, besluiten van de RvT, voorstellen van de bestuurder en van de leden van de RvT. De voorzitter plaatst (strategische) punten die een bredere bespreking vragen bovenaan, zo mogelijk direct na de opening en het vaststellen van de agenda. Ook wordt in de bijeenkomst aandacht geschonken aan een evaluatie van het functioneren van de (leden van de) RvT. De RvT waarborgt een adequate verslaglegging van vergaderingen en besluiten.
Verantwoording
De toezichtvisie van de RvT wordt op de website van de organisatie geplaatst. De RvT stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden. Dit maakt deel uit van het jaarverslag van Stichting WOPiT en wordt ook op de website geplaatst
