Evaluatie leerpunten
Leerpunten externe evaluatie RvC ZGB 25-10-2022:
-Afgesproken wordt dat er in Q1 2023 een functioneringsgesprek met de bestuurder plaats vindt, al dan niet door een
remuneratiecommissie, waarvan het verslag wordt ondertekend door de bestuurder en de voorzitter.
-De relatie met de cliëntenraad bestaat alleen uit een gesprek met de voorzitter van de cliëntenraad. De cliëntenraad krijgt ook de mogelijkheid om advies over de jaarrekening uit te brengen. Als het contact alleen via de voorzitter van de cliëntenraad loopt is dat erg kwetsbaar. Het is beter met de hele cliëntenraad te spreken. Afgesproken wordt dat een vergadering per jaar gezamenlijk gevoerd wordt met RvC en cliëntenraad. Dit wordt november 2023.
-In de statuten is de werving en selectie procedure conform de governancecode zorg 2022. Het huishoudelijk reglement moet nog worden aangepast.
-Afgesproken wordt dat informatie van het bestuur niet meer naar iedereen wordt gemaild. Het gaat naar de betreffende commissaris en de voorzitter. Daarnaast komen alle documenten/mailtjes in sharepoint.
Reflectie leerpunten
Reflectieverslag RvC Zorg Groep-Beek op eigen functioneren in 2022 met externe begeleiding
De zelfevaluatie heeft plaatsgevonden onder externe begeleiding van een ervaren organisatieadviseur. Ter voorbereiding op de evaluatie is door de commissarissen, de bestuurder en de eigenaar/aandeelhouder een enquête ingevuld. Hierin zijn stellingen over harde en zachte factoren in het toezicht benoemd. Gevraagd is aan te geven in hoeverre de stelling de situatie bij ZorgGroep Beek weergeeft. Daarnaast was het mogelijk aanvullende opmerkingen, vragen of voorstellen te formuleren. Met name over die zaken waar de meningen verschillen is de discussie gevoerd tijdens het gesprek.
Voor het bespreekbaar maken van het individuele functioneren van de commissarissen wordt in de enquête gevraagd, voor elk van de commissarissen, twee kenmerkende kwaliteiten (+) en één punt waarop het betreffende lid zich nog zou kunnen verbeteren in zijn rol als commissaris, te benoemen. Daarnaast zijn de kleuren van de Caluwé ingevuld.
Kwaliteiten en ontwikkelpunten van de individuele commissarissen
De individuele kwaliteiten en ontwikkelpunten worden herkend en onderschreven. Omdat de voorzitter vooral iedereen aan bod wil laten komen, kan zijn eigen opinie onduidelijk blijven. Tip: vraag de voorzitter om zijn inbreng.
Geconstateerd wordt dat over drie jaar er weer een zelfevaluatie moet plaatsvinden. Dan zal er net een nieuwe commissaris zijn benoemd. Het is dan niet zinnig om te evalueren. Afgesproken wordt dat de volgende zelfevaluatie over 2 of 4 jaar zal plaatsvinden. Als het over 2 jaar zal plaatsvinden is het ook input voor het profiel van de te werven commissaris.
Helderheid binnen de RvC
De RvC steunt de bestuurder in de realisatie van de doelen op basis van de visie. Het gaat hier om de vraag of met name de nieuwe commissarissen zicht hebben op die visie, op het DNA van ZorgGroep Beek. Vanuit de nieuwe commissarissen wordt aangegeven dat juist die visie hun aantrok in ZorgGroep Beek. Het concept powerpoint Strategisch Beleid wordt in Januari besproken. Met ‘de leden functioneren onafhankelijk van elkaar’ wordt bedoeld dat er geen familie, vrienden, of bijvoorbeeld werkgever-werknemer relaties in de RvC zitten. Opgemerkt wordt dat de RvC als ‘team’ opereert en niet als afzonderlijk deskundigen. Dit wordt als prettig ervaren.
Voorbeeldgedrag binnen de RvC
Zelfreflectie en evaluatie eigen functioneren: moet dat een plek krijgen? Afgesproken wordt dat het een plek op de agenda moet krijgen, te weten voor de actiepunten. Nu is het 1 van de commissarissen bij toerbeurt, maar iedereen moet meedoen en ook op zichzelf reflecteren. Ook de bestuurder.
Als we dit goed doen, zal er geen sprake zijn van disfunctioneren.
Rolinvulling van de RvC
De nieuwe regels zijn nog niet toegepast. Afgesproken wordt dat het reglement van de RvC moet worden aangepast aan de nieuwe regels van de governancecode en de nieuwe statuten. De RvC maakt haar jaarverslag, maar deze wordt niet extern gecommuniceerd.
Afgesproken wordt dat het jaarverslag van de RvC op de website wordt gepubliceerd. De commissarissen zijn regelmatig op bijeenkomsten van commissarissen in de zorg aanwezig. We verdelen de bijeenkomsten. Glenn en Ed geven aan vaker naar deze bijeenkomsten te willen gaan. Het zijn vooral netwerk bijeenkomsten maar de onderwerpen betreffen vaak strategische vraagstukken. Afgesproken wordt dat het vaker over inhoudelijke strategische vraagstukken moet gaan, zoals zijn we een netwerkorganisatie of is fusie nodig. Het is van belang om zo ook verkregen inzichten uit de bijeenkomsten te delen. Wat is het ‘jaarlijkse in control statement’? Er zijn meerdere documenten die hier deel van uitmaken, maar niet als zodanig zijn benoemd. Dit betreft de jaarverantwoording (directiebeoordeling), het governance framework in Excel en het jaardocument
maatschappelijke verantwoording. Het heet bij de ZorgGroep Beek dus geen ‘in control statement’.
De werkgeversrol van de RvC is nu niet duidelijk ingevuld. Er is geen functioneringsgesprek met bijbehorende verslag. Gevraagd wordt of dit wel zin heeft, omdat de RvC de bestuurder niet kan ontslaan, dat is een bevoegdheid van de aandeelhouder. Als RvC stel je wel de beloning vast en als RvC ben je wel verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het bestuur en daar heb je
functioneringsgesprekken voor. Afgesproken wordt dat er in Q1 een functioneringsgesprek met de bestuurder plaats vindt, al dan niet door een
remuneratiecommissie, waarvan het verslag wordt ondertekend door de bestuurder en de voorzitter. De relatie met de cliëntenraad bestaat alleen uit een gesprek met de voorzitter van de cliëntenraad. De cliëntenraad krijgt ook de mogelijkheid om advies over de jaarrekening uit te brengen. Als het contact alleen via de voorzitter van de cliëntenraad loopt is dat erg kwetsbaar. Het is beter met de hele cliëntenraad te spreken. Afgesproken wordt
dat de voorzitter van de RvC hierover met de voorzitter van de cliëntenraad contact op neemt en de cliëntenraad uitnodigt voor een gesprek.
Eén keer in de twee jaar wordt er gepeild of er behoefte is aan een OR. Afgesproken wordt dat er een gesprek met professionals wordt geregeld, bijvoorbeeld bij een huiskamerbezoek. In de statuten is de werving en selectie procedure conform de governancecode zorg
2022. Het huishoudelijk reglement moet nog worden aangepast. Afgesproken wordt dat informatie van het bestuur niet meer naar iedereen wordt
gemaild. Het gaat naar de betreffende commissaris en de voorzitter. Daarnaast komen alle documenten/mailtjes in sharepoint
Functioneren voorzitter
Over de gehele linie is men zeer tevreden met het functioneren van de voorzitter.
Relatie met bestuur: transparantie
De visie over hoe om te gaan met mogelijke risico’s is op schrift vastgelegd in het communicatiebeleid, het integriteitsbeleid en het stakeholder management. Gevraagd wordt of er dan nog iets gemist wordt. Aangegeven wordt dat als je het gezamenlijk over ontwikkelingen hebt, je deze ontwikkelingen duidt voor ZGB. Zo ontstaat er een gedeelde visie. De RvC staat open voor discussie over haar visie met betrekking tot de rol en
taakopvatting van de RvC, dit is gebleken bij het opstellen van de nieuwe statuten. Belangrijkste is dat we het erover kunnen hebben.
Op de vraag naar tips, wordt aangegeven dat het belangrijk is om aan te geven dat er vertrouwen is in het bestuur. Vanuit de RvC is daar geen enkele discussie over.
Relatie met bestuur: bespreekbaarheid
Er is een onafhankelijke klachtencommissie De klachthebber meldt zich bij een onafhankelijk persoon. De melding komt bij de cliëntenraad. Afgesproken wordt dat ook de RvC in de c.c. deze meldingen gaat ontvangen. Inspireert de RvC de bestuurder? We werken soms tegen als RvC, maar zonder wrijving is er geen glans. Het bestuur waardeert het klankbord. De opzet van het gesprek is oké
Verantwoording
Het opleidingsbeleid is er. Geconstateerd wordt dat er meer synergie uit gehaald moet worden. De complimenten worden uitgesproken voor de facilitering van de opleidingen.
De Kleuren van de Caluwé.
Het is geen wetenschappelijk instrument, maar het geeft gespreksstof over ieders functioneren. De inventarisatie wordt besproken. Er is geen geel in denken en doen, er is veel rood in denken en geen rood in doen. Verder valt op dat er veel wit en groendenkers zijn. Op zich kan door de jaren heen de kleur veranderen. De sheets met de uitleg van de kleuren worden voor kennisgeving aangenomen.
‘Storing’ van Olivier Sibony
Bij de presentatie van de 9 strategische denkfouten, komen met name de hypes aan de orde. Daar moet je je bewust van zijn: passen ze wel bij ons.
Evaluatie van de zelfevaluatie Het was spannend te beginnen bij de individuele kwaliteiten, maar achteraf gezien was dat een goede keuze.
Reflectie laatst gehouden op 25-10-2022.
