Evaluatie leerpunten
Uitkomsten evaluaties
Najaar 2018: evaluatie-bijeenkomst met externe begeleider
Meer collectieve verantwoordelijkheid tonen op de verschillende thema’s. Concreet: RvT leden stellen in het vervolg ook vragen aan RvB over onderwerpen niet direct de eigen portefeuille aangaan.
Als gevolg van wisselingen in samenstelling RvT moet er het komend jaar actief worden gewerkt aan het teamgevoel en gezamenlijk toezichtkader. Concreet: in 2019 heidagen plannen met extern begeleider.
Overleg en samenwerking met OR en CCR kan beter worden ingevuld door alle gremia, bijvoorbeeld meer thema gericht. Op zoek gaan naar andere werkvormen.
Agendavoering en prioritering RvT-vergaderingen kan scherper en kort vooroverleg RvT zonder RvB is wenselijk.
Bevragen van de RvB kan scherper en indringender. Meer doorvragen op bepaalde thema’s is soms noodzakelijk.
Opstellen profielen nieuwe RvT-voorzitter en 2 nieuwe RvT- leden.
Najaar 2019: 2 reflectie-bijeenkomsten (sept. en nov.) met externe begeleider
Benodigde expertise en competenties binnen huidige RvT grotendeels aanwezig. Versterking wenselijk op het gebied van financiën en vastgoed. Werving 6e lid RvT starten.
De RvT heeft inzicht gekregen in de verschillende persoonlijke stijlen van de afzonderlijke RvT-leden, en die van de RvB, en welke aandachtspunten dat met zich mee brengt in de onderlinge samenwerking .
Opvolging voorzitterschap RvT kan intern worden opgelost, geen externe werving noodzakelijk. Rooster van aftreden maken om te voorkomen dat in de toekomst teveel RvT-leden in dezelfde periode, of te snel achter elkaar, vertrekken.
Er bestaat voldoende consensus binnen de RvT over de belangrijkste strategische issues die spelen.
Kwaliteit vergaderingen kan nog steeds beter: meer toezicht houden op hoofdzaken en strategische kwesties, vooral open vragen stellen, meer dialoog tussen RvT en RvB. Bewaken dat het niet over tactische en operationele kwesties gaat.
Profielen van 6e lid RvT opgesteld en die van (tijdelijke) 2e bestuurder
Governance: duidelijker afbakening van de rol van adviseurs (controller, bestuurssecretaris) tijdens RvT-vergaderingen is wenselijk.
Formuleren gezamenlijk toezichtkader zodra 6e RvT-lid is geïnstalleerd: bijeenkomst plannen in 1e helft 2020 (uitgesteld naar najaar 2020 vanwege Corona-maatregelen)
Reflectie leerpunten
Zelfevaluatie van Raad van Toezicht Zonnehuisgroep Noord
Deelnemers
Aan Deel 1 en aan Deel 2: Mr. J. (Hans) Klopstra, voorzitter RvT, lid remuneratiecommissie, Drs. C.J.A. (Rinette) de Jong, vice voorzitter RvT, lid commissie kwaliteit en veiligheid, I.L. (Irma) Kits MBA, voorzitter commissie kwaliteit en veiligheid, Ir. M.C.F. (Moniek) van Balen, voorzitter remuneratiecommissie, lid auditcommissie vastgoed en financiën, Drs. P. (Peter) Lalkens, voorzitter auditcommissie vastgoed en financiën en M.A.P. (Rinus) Michels, lid auditcommissie vastgoed en financiën en lid remuneratiecommissie
Alleen aan Deel 2:
Bovenstaande deelnemers en Mw. Nienke Ybema (voorzitter Raad van Bestuur) en Dhr. Karel Zuidema (lid Raad van Bestuur)
Externe begeleiding
Robert Reekers (Connectorgovernance)
Op 13 april heeft de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht (de RvT) van Zonnehuisgroep Noord online (i.v.m. geldende RIVM richtlijnen) plaatsgevonden onder externe begeleiding van Robert Reekers van Connectorgovernance
Het verslag en de actiepunten van de vorige zelfevaluatie zijn verwerkt in het programma van deze zelfevaluatie.
Er is, tijdens de voorbereidende gesprekken, voor gekozen om Deel 1 van de zelfevaluatie zonder RvB te laten plaatsvinden en om Deel 2 met de RvB en alle RvT leden te laten plaatsvinden.
Uit de voorgesprekken en de verstrekte achtergrondinformatie zijn de belangrijkste onderwerpen gedestilleerd voor de zelfevaluatie en deze verwerkt in diverse vragen die tijdens de zelfevaluatie aan de deelnemers zijn gesteld. De belangrijkste inzichten en actiepunten uit de zelfevaluatie zijn opgenomen in dit verslag.
De gehele zelfevaluatie heeft plaatsgevonden in een zeer open en constructieve sfeer.
De zelfevaluatie DEEL 1: Met enkel de RvT en zonder de RvB
Tijdens de zelfevaluatie is de RvT leden gevraagd om uit te spreken waar RVT leden tevreden over zijn en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Sfeer en samenstelling RvT
Over het algemeen zijn de leden zeer tevreden over de sfeer en openheid in de RvT vergaderingen en zij waarderen de sfeer met gemiddeld een 8.2. De RvT constateert dat men steeds beter tot elkaar is gekomen in de afgelopen jaren. Het vooroverleg heeft een goede functie en neemt ook eventuele spanning weg. De onderlinge sfeer in de RvT wordt als zeer positief ervaren.
Aanwezigheid van deskundigheid
Ieder kan zichzelf zijn en de leden vullen elkaar goed aan. Binnen de RvT is veel en voldoende deskundigheid aanwezig die op de juiste wijze wordt ingezet. Geconstateerd dat er ruime expertise aanwezig is op de gebieden zorg, financieel, politiek/bestuurlijk, vastgoed en juridisch. De RvT leden volgen cursussen ter bevordering van de professionaliteit.
Het functioneren als een team
Er is een hoge mate van tevredenheid over de mate waarin de RvT als team functioneert. Opgemerkt en herkend wordt dat de voorzitter een belangrijke bijdrage levert aan het functioneren van het team door een uitnodigende en verbindende stijl en door het geven van ruimte. Een goed introductieprogramma voor nieuwe leden wordt als wenselijk aangegeven.
Is er voldoende ruimte voor ieders inbreng en wordt ruimte goed benut?
De leden van de RvT zijn tevreden over de mate waarin er ruimte is voor ieders inbreng en daar bestaat eensgezindheid over. Het vergaderklimaat is veilig en open en men is voldoende kritisch naar elkaar. Tijdens de corona periode is er, na RvT vergaderingen, niet structureel achteraf gereflecteerd met de RvB op de vergadering. De RvT zou willen invoeren dat na iedere vergadering een reflectiemoment wordt ingebouwd.
Worden onderwerpen met de juiste diepgang besproken?
Er bestaat redelijke tevredenheid over de mate van diepgang bij de bespreking van onderwerpen in de RvT In de commissies wordt diepgaander op onderwerpen ingegaan. Van belang is om aandacht te houden voor de hoofdlijnen. De wens bestaat dat er meer tijd en ruimte gaat ontstaan voor de onderwerpen cliëntwaarde en samenwerking met andere partijen.
De wijze waarop informatie met elkaar gedeeld wordt
De RvT leden zijn tevreden over de wijze waarop informatie wordt gedeeld met elkaar en hoe gedeeld wordt waarover in de commissies besproken is. Door corona is er helaas minder onderling contact geweest, maar ieder is goed op de hoogte van relevante informatie. Er wordt waardering uitgesproken voor de getoonde belangstelling naar elkaar zoals ook bij ziekte van RvT leden.
De kwaliteit van het vooroverleg
De RVT leden zijn tevreven over de kwaliteit van het vooroverleg (gemiddelde score is een 8.2)
Tijdens het vooroverleg is er ook ruimte voor persoonlijke belangstelling hetgeen ook een voornemen was uit de bijeenkomst in 2019 met Diemen & van Gestel. Het vooroverleg vervult een goede functie als het gaat om het inventariseren waar de aandacht in de vergadering naar toe dient te gaan. De inhoudelijke discussie en besluitvorming over onderwerpen vindt plaats in de vergadering in aanwezigheid van de RvB. Omdat ‘het rondje sociaal’ soms wat meer tijd kost, en als waardevol wordt gezien, wordt besloten om de RvB te informeren dat het vooroverleg kan uitlopen naar maximaal 45 minuten.
DEEL 2: Met de RvT leden en de RvB leden
Tijdens dit deel zijn ook Nienke Ybema en Karel Zuidema (samen de RvB) bij de zelfevaluatie. Voordat de zelfevaluatie wordt voortgezet wordt een samenvatting gegeven van hetgeen is besproken in Deel 1.
De RVT en RvB zijn tevreden over de samenwerking en zien na een kritisch en constructief gesprek diverse verbetermogelijkheden. Zo wordt de suggestie van de RvT om na iedere RvT vergadering een reflectiemoment in te bouwen omarmd door de RvB en vanaf de eerstvolgende vergadering zal hiermee gestart gaan worden.
Zowel RvT als RvB hebben de behoefte om meer op de hoofdlijn en strategischer met elkaar te spreken. Daarnaast bestaat de wens dat RvT en RvB elkaar beter leren kennen. In de coronaperiode is het contact met name ‘vanachter het beeldscherm’ geweest en, zodra het mogelijk is, zal weer overgegaan worden naar fysieke vergaderingen met ook ruimte voor onderling contact.
Besloten wordt tot invoering van de volgende praktische verbeteringen:
- te bespreken documenten worden voorzien van een goede oplegger waarin de belangrijkste issues en overwegingen worden weergegeven. In de oplegger wordt ook aangegeven wat van de RvT verwacht wordt. Detailinformatie is beschikbaar in het achterliggende document.
- de voorzitter van de commissie beoordeelt de notulen van de commissievergadering voor verdere verspreiding
- de RvT zal het MT bericht ontvangen dat 3 x per maand wordt geschreven om de organisatie te informeren, zodat ook de RVT goed geïnformeerd is
- in iBabs zullen zowel de RvT stukken als de commissiestukken voor alle leden beschikbaar zijn
- de Raad van Toezicht heeft behoefte om afspraken te maken t.b.v. de ondersteuning van de bestuurssecretaris aan de RVT. Hiertoe wordt door de bestuurssecretaris een voorstel uitgewerkt in samenwerking met 2 leden van de RVT.
- de controller zal na de zomervakantie door de RvB uitgenodigd worden (in afstemming met de voorzitter RvT) bij onderwerpen die passen bij de nieuwe rol.
- ten aanzien van tijdigheid van informatie wordt door de RvB aangegeven dat gewerkt wordt aan een interne planningskalender die beter aansluit op het RvT schema.
- de RvB agendeert het onderwerp stakeholders voor de eerste vergadering na de zomervakantie.
- De wens bestaat bij RvT en RvB om de wijze waarop invulling wordt gegeven aan thematisch vergaderen voor de toekomst te verbeteren en om hier gestructureerd invulling aan te geven. De RvB komt hierin met een voorstel.
- het formuleren van een visie op bestuur en toezicht door de RVT en RvB wordt gepland.
- een introductieprogramma maken bij benoeming nieuwe leden, door de bestuurssecretaris.
Contact met de organisatie (exclusief Ondernemingsraad, inclusief CCR)
De RvT was tijdens de coronaperiode wat zoekende om een balans te vinden tussen goed aangehaakt willen worden op wat er speelt en het niet voor de voeten willen lopen van de RvB. De afstand tussen RvT en organisatie is vergroot in deze periode waarin fysieke vergaderingen en werkbezoeken niet mogelijk waren. Dat verklaart de lagere tevredenheid over het contact tussen RvT en organisatie. Vanuit de RvB wordt aangegeven dat de 2 brieven die vanuit de RvT naar de organisatie zijn gestuurd goed ontvangen zijn.
De bijeenkomsten met de centrale cliëntenraad en met het MT die ‘voor corona’ plaatsvonden werden altijd zeer gewaardeerd. Besloten wordt dat hier zo spoedig mogelijk naar teruggekeerd zal worden. Aan de wens vanuit de RvT om meer in gesprek te zijn met MT leden is reeds opvolging gegeven en afspraken staan gepland. Het contact met de centrale cliëntenraad wordt overigens als goed ervaren.
Voor corona bezocht de RvT met regelmaat evenementen en bijeenkomsten die door de organisatie werden georganiseerd en de RvT en RvB hebben de wens dit weer te gaan doen zodra dit weer mogelijk is. De RvB zegt toe dit te zullen organiseren.
Contact met de Ondernemingsraad
De relatie met de ondernemingsraad wordt omschreven als zeer plezierig en open. Er is sprake van een goede samenwerking.
De mate waarin de RvT zicht heeft op de belangrijkste risico’s
Geconstateerd wordt dat de RvT de belangrijkste risico’s goed in beeld heeft en dat er voldoende sensitiviteit op risico’s aanwezig is. Ten aanzien van frauderisico besteedt de RvT veel aandacht aan soft skills om het frauderisico terug te brengen. Dat dit risico iedere RvT vergadering op de agenda staat draagt bij aan verkleining van het risico hoewel het nooit uitgesloten kan worden.
Concluderende opmerkingen over het functioneren van de commissies
De auditcommissie
De RvT en RvB zijn tevreden over het functioneren van de auditcommissie. Verdere verbetering is mogelijk met verbeterde en tijdige rapportages waardoor de sparringsrol nog meer benut kan worden. Aanwezigheid van ‘gasten’ uit de organisatie kunnen verder bijdragen aan een hogere meerwaarde.
De commissie kwaliteit & veiligheid
Zowel RvT als de betrokken bestuurder zijn tevreden over deze commissie en constateren dat er goede stappen zijn gezet in de wijze waarop de commissie haar rol heeft vormgegeven. De bestuurder geeft aan heel blij te zijn met het gesprek in de commissie en de inbreng van de leden. De sparringsrol kan verbeterd worden en de bestuurder neemt zich voor dit actiever te vragen. De commissie heeft veel contact met mensen in de organisatie.
De remuneratiecommissie
Tijdens de zelfevaluatie is met tevredenheid gesproken over de remuneratiecommissie. De commissie neemt de RvT goed mee over wat in de commissie is besproken. Ook de RvB is tevens zeer tevreden over de samenwerking met de remuneratiecommissie en ervaart respect en veel ruimte voor eigen inbreng.
Slotopmerkingen
De deelnemers kijken tevreden terug op de zelfevaluatie. Er zijn concrete verbeterpunten naar voren gekomen en RVT en RvB hebben gezamenlijk duidelijke verbeteracties met elkaar afgesproken in een opbouwende en oplossingsgerichte sfeer.
Het was nuttig en goed om de zelfevaluatie uit te voeren op de gekozen wijze. De zelfevaluatie heeft bijgedragen aan verdere verbetering van het samenspel tussen RvT en RvB. Tijdens de zelfevaluatie zijn besluiten genomen en voornemens geuit die op de actielijst terugkomen
Reflectie laatst gehouden op 13-04-2021.
