Evaluatie leerpunten
Extern begeleide zelfevaluatie - 21 november 2022
De Raad van Toezicht (RvT) van Oosterpoort voert jaarlijks een zelfevaluatie uit. Eens per drie jaar wordt een zelfevaluatie onder externe begeleiding uitgevoerd. Deze heeft plaatsgevonden op 21 november 2022 onder begeleiding van Karin Doms.
- Ter facilitering van het goede gesprek zijn alle leden van de Raad van Toezicht, de bestuurder en de bestuurssecretaris vooraf telefonisch geïnterviewd door de evaluator. Dit verschaft de evaluator inzicht in groepsprocessen, onderlinge verhoudingen en gedrag en cultuur. De uitkomsten uit deze interviews vormden de leidraad van de evaluatiebijeenkomst.
De RvT is –mede op basis van de input uit de voorbereiding- dieper ingegaan op enkele aspecten van het eigen functioneren. Wat willen we behouden, waarmee willen we stoppen en wat willen we toevoegen? En wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de komende periode?
Uitkomsten zelfevaluatie 21 november 2022:
- De RvT is over het algemeen tevreden met het eigen functioneren. Na een zeer moeilijke periode ca. 2 jaar geleden (waarin de organisatie in zwaar weer verkeerde) zit er nu een nieuwe bestuurder die de organisatie naar tevredenheid leidt. Ook binnen de RvT is in de afgelopen periode een flinke professionaliseringsslag gemaakt. Dit heeft geleid tot een veel adequatere informatievoorziening, o.a. de uitgebreide kwaliteitsrapportages. De kunst is om niet door te schieten in systemen en procedures, maar zicht houden op echte strategische vraagstukken voor Oosterpoort zijn.
- Binnen de RvT bestaat nog behoefte aan een eenduidig toetsingskader. Waar let de RvT op en wat wil de RvT weten om te kunnen beoordelen of het goed (genoeg) gaat bij Oosterpoort en of de bestuurder het goed(e) doet? De RvT neemt zich voor om hier in de komende periode aandacht aan te besteden. De wens is om (grofweg) een vijftal punten te benoemen waar de RvT echt op wil letten en waar het gesprek over moet gaan in de vergaderingen.
- Tijdens de zelfevaluatie staat de RvT ook uitgebreid stil bij de vacatures die ontstaan in de raad, wanneer in 2023 zowel de voorzitter als de voorzitter van de auditcommissie moeten vertrekken vanwege het einde van hun zittingstermijn.
- Het is belangrijk om ruimte te blijven houden voor de diversiteit en de verschillende persoonlijkheden in het team. Geconcludeerd wordt dat het goed is om ook bij de werving van nieuwe RvT-leden niet alleen te kijken naar de inhoudelijke competenties maar ook naar de persoonlijke kwaliteiten die iemand inbrengt.
- Naast de vacatures in de RvT wordt ook gesproken over de rol van de bestuurssecretaris. Ook deze functie komt vacant binnen Oosterpoort. De RvT wil bij de werving graag een rol als adviseur, aangezien de bestuurssecretaris ook de RvT ondersteunt.
===
Interne evaluatie RvT - 13 oktober 2021
In de afgelopen jaren is er veel gebeurd bij Oosterpoort. Dit heeft veel gevraagd van de RvT. Binnen de grenzen van de rol en verantwoordelijkheid van de RvT zijn diverse maatregelen genomen en is veel inspanning gepleegd om de organisatie in beter vaarwater te brengen. Hoewel daar nu nog steeds veel werk ligt, zijn daarvan de eerste resultaten zichtbaar in het aanstellen van een bestuurder met kennis van de jeugdzorg, het uitfaseren van de interim-managers en het opstellen van een nieuw MT. Op verschillende fronten is goede voortgang waar te nemen.
Na deze fase wil de RvT zich in de komende periode er van laten overtuigen dat de juiste dingen gebeuren om de organisatie de toekomst in te leiden. Aan de hand van de input van de bestuurder en voor de RvT belangrijke KPI’s rondom zorgkwaliteit en bedrijfsvoering wordt een taakstelling voor de bestuurder geformuleerd. De overkoepelende doelstellingen worden onderdeel van de beoordelingscyclus die de RC voor 2022 opstart met de bestuurder.
Daarnaast wordt het gesprek en de opdrachtverlening aan de externe accountant scherp geformuleerd. Nu de organisatie door een bepaalde fase heen is, is het opportuun om de verwachtingen over AO/IB omhoog te brengen en de organisatie in-control te krijgen.
Rolopvatting RvT
Voor de hoofdonderwerpen wil de RvT graag door de bestuurder betrokken worden als sparringpartner, zodat de RvT kan bijdragen aan een nog beter kwalitatief product. Het is niet de rol van de RvT om de problemen op te lossen, maar wel om een biotoop te creëren waarin ideeën, oplossingen en kritische noten veilig aangedragen kunnen worden.
Reflectie leerpunten
Reflectiepunten - 21 november 2022 (extern begeleide zelfevaluatie)
- De RvT is geprofessionaliseerd, de governance is op orde gebracht, o.a. met een visie op toezicht en actualisatie van reglementen.
- Er is een goede energie in de RvT om te blijven verbeteren.
- Er zijn betere KPI’s waarop wordt gestuurd en het gesprek met de accountant is verbeterd. Ook worden de adequate kwaliteitsrapportages gewaardeerd, en deze worden ieder kwartaal beter.
- De goede ondersteuning door de bestuurssecretaris wordt zeer gewaardeerd.
- De RvT wil graag meer tijd nemen om elkaar beter te leren kennen (met, maar ook zonder de bestuurder).
- Er is behoefte om meer het goede gesprek te voeren in de RvT-bijeenkomsten.
- Tijdens de zelfevaluatie besteedt de RvT ook ruim aandacht aan de persoonlijke feedback van de RvT-leden aan elkaar. In alle voorbereidende interviews is doorgevraagd naar de kwaliteiten en de (bijbehorende) valkuilen van de individuele RvT-leden. Deze input wordt gedeeld en besproken tijdens de plenaire zelfevaluatie. Dit levert over het algemeen veel herkenning op, zowel wat betreft de kwaliteiten die ieder lid inbrengt in de RvT als wat betreft de valkuilen.
Reflectie op werkwijze RvT - 13 oktober 2021 (zelfevaluatie)
Rondom de eigen werkwijze als RvT zijn een aantal verbeter- en reflectiepunten geformuleerd:
- Op dit moment komt de voorbespreking in het half uur voor de plenaire vergadering niet altijd goed tot zijn recht. De voorzitter van de RvT plant daarom voortaan enkele dagen voor de plenaire vergadering een voorvergadering via Microsoft Teams. Hiermee ontstaat de gewenste ruimte voor het uitwisselen van standpunten en ideeën bij de belangrijke agendapunten;
- De RvT zal in 2022 overgaan tot het formuleren en vaststellen van een actuele toezichtvisie. De discussie rondom dit onderwerp helpt om de rolbepaling tussen RvT en bestuurder op te helderen. Verder is het wenselijk om de positie van de voordrachtscommissarissen uit te kristalliseren.
- Tijdens de plenaire vergaderingen gaan alle leden van de RvT hun best doen om de train of thought van de persoon die aan het woord is, niet te verstoren door een andere vraag of onderwerp in te brengen. Dit om ruimte te geven aan het uitdiepen van het gesprek.
- De agenda van de plenaire vergadering is regelmatig erg vol. De RvT vraagt zich af of hiermee de echt belangrijke onderwerpen wel genoeg ruimte krijgen. Een goede voorbereiding van de stukken, aangevuld met de onderlinge voorbespreking, kan hier een positieve rol in spelen. De minder belangrijke onderwerpen kunnen dan sneller behandeld worden, waardoor tijd overblijft voor het gesprek dat er echt toe doet.
- De RvT vindt het belangrijk om ook de toekomstagenda niet uit het oog te verliezen en bijvoorbeeld het gesprek aan te gaan over toekomstige positie van Oosterpoort in het zorglandschap.
- Tot slot wordt geopperd om de volgende zelfevaluatie te starten als RvT onderling, daarmee de bestuurder uit te nodigen, om vervolgens af te sluiten met een gezamenlijk diner of lunch.
Reflectie laatst gehouden op 22-11-2021.
