Evaluatie & Reflectie leerpunten

Evaluatie leerpunten

2018 Leerpunten

1. Een lid van de RvT heeft op enig moment afscheid genomen. Hij voldeed niet aan de verwachtingen en daarnaast speelde ook diens gezondheid een rol. Hij vond dit erg moeilijk, maar deelde de mening van de RvT en stapte zelf terug, formeel om gezondheidsredenen. Geen eenvoudig proces en besluit, maar terugkijkend is het proces goed en zorgvuldig verlopen, respectvol naar hem en op goede manier richting organisatie.

Conclusie: Het heeft te lang geduurd voordat we dit als RvT gedeeld hebben, terwijl iedereen een zelfde idee had. Bestuurder en voorzitter RvT hebben dit wel gedeeld, maar reflectie is tussen leden niet gedaan. We zullen als team beter gaan reflecteren door gezamenlijk in de spiegel te kijken na een vergadering.

2. Het netwerk van RvT is onvoldoende gesprek van onderwerp. Het goed in kaart brengen met bijbehorende strategie is een aandachtspunt.

3. Rondom financiering van de nieuwbouw werd spanning tussen auditcommissie / RVT en RVB voelbaar. Auditcommissie/RvT had meer afstand moeten nemen van bestuurder ipv naar elkaar toe trekken. Die spanning benoemen en naar handelen was beter geweest, bijvoorbeeld door te benoemen dat een specifieke functionaris niet goed functioneerde, i.p.v. dichter op het proces te gaan zitten. Als RvT zullen we hier alert op moeten zijn.
Conclusie tijdens de zelfevaluatie was dat we goed gereflecteerd hebben op het proces en daarna e.e.a. ook goed hebben afgerond.

Stand van zaken ontwikkel- en aandachtspunten 2018 (besproken in evaluatie nov 2019)

• Er is een commissie zorg, kwaliteit & veiligheid ingericht.
• De remuneratiecommissie heeft voorgesteld om de zelfevaluatie 2019 met externe begeleiding zonder RVB te laten plaatsvinden en de uitkomsten terug te koppelen naar de RVB.
• Voorafgaand aan elke vergadering gaat de RVT voorbereiden en vooruitkijken op voorgaande en reflecteren op de eerdere vergadering en signalen uit de organisatie.
• De Raad (n.b. elk lid afzonderlijk) heeft voorafgaand aan de zelfevaluatie een profiel opgesteld waarin ieders profielkenmerken zijn weergegeven. Vervolgens hebben we gezamenlijk bepaald wat de RVT aan competenties en deskundigheid nu en in de toekomst bij opvolging/vervanging nodig heeft. Aan de hand van de ingevulde profielkenmerken, karakter- en stijleigenschappen van elke RVT-lid is vastgesteld dat we voldoende divers zijn voldoende competenties en deskundigheid binnen de Raad aanwezig zijn.

Leerpunten 2019

1. Als het kritisch wordt dient iedereen te worden geïnformeerd buiten de vergaderingen om.

Indien iemand na een overleg of een bezoek aan Zinzia een ‘niet-pluis-gevoel’ heeft, wordt dit besproken met de voorzitter en wordt samen bepaald of en zo ja hoe de anderen worden betrokken; of schriftelijk of door een (telefonische) afspraak.

Als het zaken zijn die in de vergadering al bekend zijn, dan spreken we af dat op kantelmomenten de anderen worden ingelicht middels een email of app.

1. Als de spanning in een vergadering oploopt, moeten we met elkaar meer alert zijn op het mogelijk te hanteren repertoire.
2. We hanteren een meer proactieve opstelling i.r.t. fase van de organisatie om dat het een dynamische organisatie is en een beginnende RVB.

2020 Ontwikkelpunten

1. Complexe thema’s zullen in een separate themasessie tussen RVT en RVB separaat worden besproken. Tijdens een dergelijke reflectiesessie wordt de casus op inhoud, proces en gevoel afgepeld en de interactie wordt geduid. RVT en RVB benutten daarvoor bijvoorbeeld het tijdsblok aan het begin van elke vergadering dat bedoeld is voor het gesprek met de bestuurder.
2. 2 x per jaar wordt een evaluatiemoment (waarvan één de jaarlijkse zelfevaluatie is) met de voltallige RVT en RVB gepland.
3. Er wordt weer een trainee aangesteld, al dan niet in samenwerking met partners uit het lerend netwerk, met voorkeur voor iemand met een juridisch profiel.

2021 Leerpunten t.b.v. accreditatie

1.      RVT en RVB bewaken dat generatieve thema’s worden geagendeerd en besproken in een setting waarin ze al sparrend kunnen worden besproken. De gezamenlijke missie en visie zijn het vertrekpunt, en beeldvorming en oordeelsvorming vindt plaats in een setting waarin het sparren optimaal tot zijn recht kan komen.

2.      Twee grote thema’s – Netwerkallianties en Diversiteit / identiteit – worden in de strategische oriëntatie 2022 e.v. nader uitgewerkt, waarbij de RVT de rol van sparringpartner zal gaan invullen via een meer onderzoekende, generatieve werkwijze. 

3.      De AEM-cube is helpend gebleken om de juiste bezetting van de RVT in combinatie met de RVB en de ontwikkelfase van de organisatie in beeld te brengen. Om bij het aanstaande vertrek van twee van de leden, waaronder de voorzitter, een optimale samenstelling van RVT en RVB te realiseren, wordt het profiel van de RVB toegevoegd aan dat van de RVT en wordt het gewenste profiel bepaald voor de te werven opvolger van het vertrekkende lid.

2022 Leerpunten t.b.v. accreditatie

De opdracht aan RVT en RVB is om beter samen te werken, door elkaar in positie te brengen. Daartoe gaan we de volgende acties uitvoeren:

1. Vanuit strategisch partnership gaan we de dynamiek in de boardroom te verbeteren.
2. Vanuit onze maatschappelijke opdracht gaan we samen met de RVB de strategie voor de  komende jaren vormgeven. Als dat is gerealiseerd, zal de RVT daaruit haar nieuwe toezichtvisie afleiden.
3. De RVT gaat het komende jaar onderzoeken hoe zij zich het beste als collectief kan manifesteren, onder gelijktijdige borging van de positie van het individu daarbinnen.

Reflectie leerpunten

2018

1. Voorafgaand aan elke vergadering gaat de RVT voorbereiden en vooruitkijken op voorgaande en reflecteren op de eerdere vergadering en signalen uit de organisatie.

2. De Raad (n.b. elk lid afzonderlijk) heeft voorafgaand aan de zelfevaluatie een profiel opgesteld waarin ieders profielkenmerken zijn weergegeven. Vervolgens hebben we gezamenlijk bepaald wat de RVT aan competenties en deskundigheid nodig heeft in deze organisatieontwikkelingsfase. Aan de hand van de ingevulde profielkenmerken, karakter- en stijleigenschappen van elke RVT-lid worden de diversiteit en de aanwezige competenties en deskundigheid binnen de Raad duidelijk.
De komende periode gaan we met elkaar ieders kenmerken t.a.v. het profiel verder verdiepen om daarmee effectiever te kunnen functioneren als voltallige Raad en een duidelijk beeld te hebben van de gewenste eigenschappen van eventuele opvolgers binnen de RVT.