Evaluatie leerpunten
Afspraken en Adviezen uit Adviesrapport Evaluatie RvT MEE Samen d.d. 2 december 2024
Begeleider: drs. Puck Dingjens
Afspraken:
- Alle leden van de RvT lopen jaarlijks mee in de organisatie.
- Vergadering starten met ontwikkelingen in de buitenwereld, waarbij de bestuurder en de leden van de raad relevante ontwikkelingen delen.
- Expliciet tijd inruimen om de ontwikkelingen van de buitenwereld te vertalen naar de strategische koers van de organisatie. Dit verkennend gesprek samen met de bestuurder volgen, als start van een proces.
- Aan de bestuurder vragen een strategieproces (stappenplan) uit te werken, waarbij de RvT in alle drie de fasen van de besluitvormingstrechter zijn rol kan spelen.
- Ervoor waken om dwingend advies te geven in het klankbordgesprek, om rolvermenging te voorkomen.
- Het ‘dashboard’ voor de RvT en de jaaragenda vervolmaken aan de hand van jaarplannen.
- In het agenda-overleg stil staan bij de schriftelijke informatie die aangeleverd wordt ter voorbereiding op de bespreking. Zo waarborgen dat de RvT-leden zich beter kunnen voorbereiden op de vergadering.
- Bij de bespreking van financiële onderwerpen meer gezamenlijk het gesprek voeren en samen tot besluitvorming komen.
- Genomen besluiten opnemen op een besluitenlijst.
- Aanscherpen van de beoordelingsprocedure, vooral waar het gaat om het jaarlijks inplannen van een besloten bijeenkomst met de leden van de raad voorafgaand aan het beoordelingsgesprek en het delen van de verkregen informatie en de verslagen, zodat de raad zijn gezamenlijke verantwoordelijkheid kan nemen.
- In het vooroverleg duidelijker het doel van de diverse agendapunten bespreken, inventariseren van vragen en de prioritering en de tijdsbesteding afstemmen.
- Afgesproken wordt om samen met de bestuurder een toezichtvisie op te stellen, met aandacht voor rollen en werkwijze.
- Na de vergadering terugblikken op het proces in aanwezigheid van de bestuurder.
- Volgend jaar een extra bijeenkomst beleggen, met aandacht voor strategie of een strategisch thema.
- In de eerstvolgende Raad van Toezicht vergadering worden alle bevindingen van de evaluatie gedeeld met de bestuurder.
Adviezen:
- Op de jaaragenda expliciet inhoudelijke thema’s van MEE Samen agenderen.
- Onderzoeken of vervanging van de bestuurssecretaresse t.z.t. door een bestuurssecretaris (die ook beleid mede kan ontwikkelen) een bredere ondersteuning voor de bestuurder en voor de RvT kan bieden.
- Als er sprake is van verwarring, onbegrip of irritatie sneller overgaan tot een procesinterventie en het inhoudelijke gesprek pas daarna weer oppakken.
- In de eerstvolgende Raad van Toezicht vergadering worden alle bevindingen van de evaluatie gedeeld met de bestuurder.
- Indien MEE Samen verbonden is NVTZ, dan is het raadzaam om deze evaluatie tevens op de website Goed Toezicht van NVTZ te vermelden.
Reflectie leerpunten
—
