Evaluatie leerpunten
Zelfevaluatie Raad van Toezicht ambulancezorg Groningen 2021
Aanwezig: Jellemiek Zock, Bert Pierik en Gea van Dijk (voorzitter)
Bij de zelfevaluatie wordt gebruik gemaakt van de checklist Zelfevaluatie Nationaal Register.
-----------------------------------------------------------------------------------------
Een aantal onderwerpen dat het afgelopen jaar aan de orde is geweest, zijn: de begroting, risicomanagement, strategisch plan, benoeming nieuw lid Raad van Toezicht (RvT), governance, dienstauto/mobiliteitsregeling, conflictregeling, rapport ziekteverzuim, WBTR, MMA en Axira. De verschillende onderwerpen zijn goed behandeld.
Als leermoment kijkt de Raad van Toezicht terug naar de discussie betreffende een verzoek toe te treden tot een nieuw op te richten coöperatie, samen met veel andere partijen. De Raad van Toezicht kijkt hier positief op terug: er is op een goede manier gediscussieerd, de verschillende elementen van de dialoog zijn aan de orde geweest en er is op een gedegen manier een besluit genomen. De bestuurder kon daarna goed op pad met de boodschap: wel samenwerking, maar geen deelname aan de coöperatie. De Raad vraagt zich af of ze eerder invloed had kunnen uitoefenen voordat het definitieve voorstel werd voorgelegd, en komt tot de conclusie dat zij niet meer had kunnen doen dan zij gedaan heeft: zij heeft in het voortraject consequent laten weten samenwerking toe te juichen, maar haar bedenkingen te hebben bij een coöperatie in dit verband.
Ook als leermoment: Het afgelopen jaar zijn op verzoek van de Raad van Toezicht acties ingezet om financiële verrassingen zoals aan het eind van het vorige boekjaar het geval was te voorkomen, via monitoring en het meenemen van schattingen in de kwartaalrapportages.
Het proces van de jaarcijfers was door toedoen van de externe betrokkenen erg stroperig, mede door de ‘Coronacijfers’. De Raad van Toezicht gaat kijken hoe dit het volgend jaar gaat verlopen en neemt zich voor meteen aan de bel te trekken als dat weer het geval lijkt te gaan worden.
De Raad van Toezicht heeft de juiste balans gevonden tussen afstand en betrokkenheid, tussen toezicht en advies. Ze is vooral klankbord richting bestuurder. Zo nu en dan gaat ze even de diepte in bij belangrijke of heikele zaken. Zo is ze bij de mobiliteitsregeling even ingezoomd en na de besluitvorming er weer uit gestapt.
De samenstelling van de raad is goed afgestemd op de behoeften van de organisatie. De drie commissies (audit, kwaliteit en remuneratie) bevallen nog steeds goed. Indien nodig of gewenst ten aanzien van een specifiek agendapunt zijn de commissies uitgebreid met het derde lid van de RvT.
Het blijkt onderhand mogelijk te zijn een ander lid dan de voorzitter van de Raad tot voorzitter van de remuneratie commissie te benoemen, hierdoor kunnen alle drie leden voorzitter van een van de commissies zijn. De Raad gaat dit in gang zetten.
De Raad van Toezicht beschikt over voldoende bronnen om greep op de organisatie te hebben, risico’s in te schatten en deelbelangen af te wegen. Dit ook in het afgelopen jaar, ondanks de Corona maatregelen.
De vergadertijd is effectief besteed en goed verdeeld over de belangrijkste onderwerpen, er is daarbij genoeg ruimte voor ieders mening en specifieke inbreng. De leden van de raad ervaren dat zij kunnen zeggen wat zij willen. Er is teamgevoel en goed samenspel, de leden zijn voldoende onafhankelijk, ook ten opzichte van elkaar.
Besloten wordt aan het eind van iedere vergadering even tijd in te ruimten voor reflectie.
Specifiek thema voor het komend jaar:
Het strategisch plan van Ambulancezorg Groningen is het afgelopen jaar op een mooie manier tot stand is gekomen, ook in samenspraak met de Raad van Toezicht en met input van velen.
Het komend jaar zoekt de Raad van Toezicht een verdieping in de strategie in relatie tot externen. Wat is onze toekomstvisie voor Ambulancezorg Groningen? Wie neemt welke rol daarin in (bestuurder, Raad van Toezicht)? Welke betrokkenheid willen we hierin als Raad van Toezicht?
Een goed thema om het komend jaar samen met de bestuurder over in gesprek te gaan.
Het jaarverslag van de RvT staat prominent op de website van Ambulancezorg Groningen. Hiermee legt de RvT verantwoording af naar zowel interne als externe betrokkenen.
Dit verslag van de jaarlijkse evaluatie wordt gedeeld met de NVTZ.
Dr. Gea van Dijk
Voorzitter Raad van Toezicht Ambulancezorg Groningen
5 november 2021
Reflectie leerpunten
Verslag zelfevaluatie en reflectie Raad van Toezicht Ambulancezorg Groningen Oktober 2020
Voor de zelfevaluatie worden de checklists van de Zelfevaluatie van het Nationaal Register gebruikt.
In 2019 en 2020 hebben een aantal belangrijke zaken gespeeld.
Allereerst was 2020 het ‘jaar van Covid-19’.
- De bestuurder heeft tijdens de crisis steeds met de Raad van Toezicht (RvT) gecommuniceerd, waardoor deze steeds op de hoogte was van de ontwikkelingen betreffende ambulancezorg Groningen en daarbij inbreng kon hebben.
- Alle vergaderingen zijn doorgegaan op de momenten dat ze gepland waren, maar de meeste vergaderingen vonden online of telefonisch plaats.
- Het werkbezoek aan een locatie vond bij een grotere locatie in Groningen plaats, waarbij de RvT in aangepaste vorm met een aantal medewerkers in gesprek ging.
Door een situatie in 2019 is de Raad zich erg bewust geworden van het afhankelijk zijn van informatie die aan hem wordt verstrekt. Reflecterend worden alle acties die de RvT in de betreffende situatie heeft ondernomen nog eens benoemd en is geconcludeerd dat er niet meer of andere mogelijkheden waren. Alertheid blijft belangrijk, evenals het goed blijven ondersteunen van de nieuwe bestuurder bij belangrijke (samenwerkings)onderwerpen.
Ook in een andere lastige situatie betreffende 2019 hebben de leden van de RvT goed met elkaar opgetreden, gebruik makend van en in afstemming met de externe controller. De eigen lijn goed vastgehouden en waar nodig is een grens gesteld.
De gevolgde procedure betreffende het aannemen van een nieuwe bestuurder is in de zelfreflectie van 2019 aan de orde geweest. De RvT kijkt hier tevreden op terug.
Er was sprake van een juiste balans tussen afstand en betrokkenheid, tussen toezicht en advies: op afstand maar ook door bij bepaalde belangrijke onderwerpen die op het terrein van de RvT lagen er dieper op in te gaan.
De samenstelling van de raad is afgestemd op de behoefte van de organisatie. De raad is vanuit drie profielen opgesteld: zorg, openbaar bestuur en financiën en bestaat uit drie leden incl. de voorzitter.
Er is en wordt ook nu voor gekozen niet zelf contact te zoeken met externen zoals de zorgverzekeraar(s) of de inspectie. In plaats hiervan wordt feedback opgehaald uit het eigen netwerk.
Er is goed gediscussieerd over zaken die ertoe doen. Er is genoeg ruimte voor eenieder, er wordt goed naar elkaar geluisterd. Er wordt niet alleen met de bestuurder van gedachten gewisseld, maar ook met elkaar. De voorzitter pakt haar rol goed op, geeft allen de ruimte en bewaakt de tijd goed. Ze is niet alleen technisch voorzitter, maar heeft zelf ook inbreng bij de discussies. Deze inbreng moet er ook zijn en is goed omdat de RvT klein is.
De rolverdeling tussen RvT en bestuur is duidelijk, effectief en geaccepteerd.
De reglementen betreffende RvT en bestuurder zijn bij de komst van de nieuwe bestuurder opgesteld of aangepast. Hiermee is de rolverdeling duidelijk, voor iedereen bekend en ook geaccepteerd. Er wordt goed met elkaar gespard over belangrijke kwesties. Er is een open communicatie, waarin ook gebruik gemaakt wordt van elkaars deskundigheid.
Gesteld is dat het belangrijk is dat daarnaast ook intern sprake is van wederzijdse tegenspraak.
De externe verantwoording vindt plaats via het jaarverslag, maar ook via het overleg met de ondernemingsraad en in 2021 met de op te richten cliëntenraad.
Bij de commissies wordt bij een belangrijk thema het andere lid van de raad bij de commissie uitgenodigd als extra deelnemer. In goed samenspel wordt ook hier gebruik gemaakt van elkaars deskundigheid. Er wordt open met elkaar gesproken met een onafhankelijke opstelling, er is sprake van directe feedback.
In de jaarplanning worden de onderwerpen waarover gesproken opgenomen, waardoor het een levend document is.
Extra thema’s voor het komende jaar:
- ICT: zijn onze systemen betrouwbaar, veilig en is er sprake van continuïteit?
- De Veiligheidsregio.
Gea van Dijk
Reflectie laatst gehouden op 19-10-2020.
