Evaluatie & Reflectie leerpunten

Evaluatie leerpunten

Zelfevaluatie RvT Avedan 20 november 2023

Bij de zelfevaluatie waren alle leden van de Raad aanwezig. Harry van Zutphen, vicevoorzitter, Babette Offenberg, lid, Ria Jaspers lid, Bert Rödel, lid en Marianne Velthuis voorzitter.

NVTZ goed toezicht
Bevindingen deskundigheidsbevordering. We zijn als Raad op de hoogte van de uitgangspunten van het programma goed toezicht en besteden aandacht aan onze eigen deskundigheidsbevordering. In 2023 zijn diverse bijeenkomsten, live en online bezocht. Daarnaast heeft R. Jaspers de leergang voor toezichthouders in de zorg gevolgd en M. Velthuis de leergang voor de voorzitter van de RvT. Voor 2024 is een bedrag begroot waardoor 2 of 3 toezichthouders een leergang kunnen doen en/of online training kunnen volgen.

Kernfunctie toezichthouden
De RvT is tevreden met de kwaliteit van de jaarplannen en de financiële rapportage waardoor zij haar functie als toezichthouder goed kan uitoefenen. De frequentie van de financiële verslagen kan iets naar beneden naar drie keer per jaar (i.p.v. zes keer per jaar) vanwege het feit dat de organisatie goed in control is en de verslaglegging veel tijd kost. De afgelegde werkbezoeken geven verdieping op de mondelinge en schriftelijke informatie in de vergaderingen. Aandachtspunt is dat de PDCA-cyclus qua rapporteren op de afgesproken doelen meer gevolgd kan worden in de bestuursrapportage. Volgend jaar willen we meer verdieping qua inhoud van het primaire en ondersteunende proces over onder andere de onderwerpen, kwaliteit en veiligheid, strategisch HRM-beleid en de primaire processen zelf. Daarnaast willen we meer governance-gerelateerde onderwerpen bespreken. De inhoud van de RvT agenda 2024 zal vertaald worden in een strategische jaaragenda. Inhoudelijke thema's zijn hiervan onderdeel. Een apart onderwerp is de betrokkenheid van gebruikers/ cliënten als een van de interne stakeholders. Avedan kent geen cliëntenraad, de RvT vraagt zich af hoe deze stakeholder wel vertegenwoordigd kan worden. Dit onderwerp wordt met de bestuurder besproken.

Actiepunt: MV maakt samen met IS een opzet van de strategische jaaragenda

Kernfunctie adviseren
De relatie met de bestuurder is open en constructief. De Raad van Toezicht krijgt de stukken op tijd, een duidelijke toelichting op de stukken wordt ter vergadering gegeven. De advies- en klankbordfunctie van de RvT wordt door de bestuurder benut maar we zijn als raad van mening dat dit nog kan verbeteren. Als RvT kunnen we nog sterker onze adviesfunctie vormgeven door meer vragen te stellen, door te vragen en een dialoog aan te gaan, zowel onderling als met de bestuurder. Het doorvragen wordt soms vermeden vanwege het begrip dat er voor een bepaald lastig onderwerp is. Deskundigheidsbevordering van de hele raad hierop wordt zinvol geacht. Actie RJ en MV. Als RvT leden onderling zijn we tevreden over de verhoudingen en de openheid naar elkaar toe. We hebben expertise op verschillende terreinen die aanvullend aan elkaar zijn. Deze expertise kunnen we nog beter benutten door degene met expertise duidelijker te bevragen op standpunten. Uiteraard ontslaat dit de rest van de RvT niet van het vormen en geven van een visie op onderwerpen.

Actiepunt: MV en RJ maken een voorstel voor deskundigheidsbevordering van de hele RvT, voorjaar 2024

Governance onderwerpen bespreken we in de regel niet samen. Dit zullen we veranderen door ze op de strategische agenda te zetten. Een van de eerste onderwerpen zal het punt van de risico's zijn die we als leden van de Raad lopen. Ook willen we met meer regelmaat reflecteren op hoe we de vergaderingen doen, liefst na afloop van de vergadering zonder dat dit in een grote nabespreking uitmondt.

Actiepunt: RJ maakt voorstel om een vorm van reflectie direct na afloop van de vergadering. voorjaar 2024

Kernfunctie werkgeversrol
De werkgeversrol vervullen we naar behoren door jaarlijks een evaluatiegesprek met de bestuurder te voeren en hiervan verslag te maken. De voorbereiding geschiedt door 360 feedback op te halen in de Raad, bij medewerkers en bij de OR en bij externe stakeholders. Tijdens het laatste gesprek kwam de vorm en inhoud van het arbeidscontract aan de orde. De beide leden van de remuneratiecommissie zijn in het verleden hierbij niet betrokken geweest; kwamen tot de conclusie dat het contract aanpassing behoeft.

Actiepunt: HvZ en BO maken een opzet van een nieuw contract voor de volgende bestuurder. Januari 2024

Randvoorwaarde functie en taakverdeling
Vorige evaluatie is afgesproken dat er wel met reglementen maar niet met officiële commissies gewerkt zou gaan worden. Deze evaluatie werd de behoefte uitgesproken om wel met drie commissies, nl. een auditcommissie bestaande uit B. Rödel en H. van Zutphen, een remuneratiecommissie bestaande uit H. van Zutphen en M. Velthuis en een commissie kwaliteit en veiligheid bestaande uit R. Jaspers en B. Offenberg te gaan werken. De reglementen voor deze commissies moeten nog worden opgesteld. Daarnaast moet over de vorm en inhoud van de commissie kwaliteit en veiligheid met de bestuurder worden overlegd.

Actiepunt: RJ maakt opzet voor de commissie Kwaliteit en Veiligheid en doet voorstel voor reglementen. voorjaar 2024

Reflectie met de bestuurder
De bestuurder heeft met interesse kennisgenomen van bovenstaande evaluatie. Zij vindt de punten herkenbaar. Een punt van aandacht zijn de voornemens om meer inhoudelijke onderwerpen te bespreken en het inrichten van de kwaliteitscommissie. De agendering op de RvT zal ook een actieve bijdrage uit de organisatie m.n. van het middenmanagement vragen. Hierdoor is er enige aarzeling bij de bestuurder om zich aan de voornemens van de evaluatie te verbinden.

Verslaglegging op 11 december 2023, M.A.J. Velthuis, Voorzitter Avedan

Zelfevaluatie RvT Avedan 25 oktober 2022

Verslag
In de voorbereiding van zijn zelfevaluatie 2022 heeft de RvT vastgesteld dat er sinds de zelfevaluatie 2021, mede door corona, geen bijzondere ontwikkelingen zijn geweest in zijn functioneren. Op grond daarvan is ervoor gekozen om de zelfevaluatie 2022 te richten op de in de zelfevaluatie 2021 geconstateerde actiepunten.
Op 25 oktober 2022 heeft de Raad van Toezicht (RvT) zijn jaarlijkse zelfevaluatie gehouden.

Deelnemers
Aan de zelfevaluatie hebben deelgenomen: · Dhr. H.J. Boere – voorzitter · Mw. M.A.J. Velthuis – vicevoorzitter · Mw. B.H. Offenberg – lid · Mw. H.P. Jaspers – lid · Dhr. H.G.M. van Zutphen - lid
De in de zelfevaluatie 2021 geformuleerde actiepunten zijn besproken. Daar zijn door de leden van de raad en de directeur-bestuurder nog twee punten aan toegevoegd. Die punten gaan over de status van de informele commissies (audit commissie en renumeratie commissie) en de status van het vooroverleg van de raad vóór zijn vergaderingen. De uitkomsten van de bespreking zijn als volgt.

1. Het bestuursverslag wordt nog als vrij operationeel gezien en dient zich nog meer strategisch te ontwikkelen.
De raad constateert dat hij op dit punt onvoldoende heeft gestuurd. De voorzitter en de vicevoorzitter hebben dit punt recentelijk met de directeur-bestuurder besproken. De uitkomst daarvan is dat de raad op basis van de voor het MT beschikbare stuurinformatie met een voorstel komt voor een aanvulling op het bestuursverslag.

2. Inbreng stakeholders.
De raad constateert dat door een veelheid aan bijeenkomsten en werkbezoeken de contacten met medewerkers, ondernemingsraad en cliënten voldoende is. Contacten met gemeenten (speeddates) zijn door de directeur-bestuurder geïnitieerd maar nog niet gerealiseerd. Oorzaak lag in juni bij onvoldoende (politieke) belangstelling. In november wordt deze herhaald. Dit laatste deel blijft een punt van aandacht voor de raad.

3. De jaaragenda van de RvT sluit niet goed aan op de planning en control cyclus van de organisatie.
De jaaragenda is gewijzigd en sluit nu aan.

4. De toezichtvisie moet worden opgesteld.
De toezichtvisie is opgesteld, besproken en vastgesteld,

5. De raad is van mening dat de adviesrol van de raad kan worden verbeterd.
De raad is van mening dat deze verbetering niet is gerealiseerd. Geconstateerd wordt dat de directeur-bestuurder niet vaak expliciete adviesvragen heeft. De raad als geheel heeft de neiging om de bestuurder te voorzien van ongevraagd advies als daar door de raad een aanleiding voor wordt gezien. De raad neemt zich voor meer “op zijn handen te zitten” en door te vragen naar wat de directeur-bestuurder bezig houdt en hoe de raad van toegevoegde waarde kan zijn.

6. Er liggen strategische doelen, maar deze behoeven door externe ontwikkelingen aanscherping.
Er is een aanzet gegeven voor een aanscherping van de strategie in een bijeenkomst van de raad met MT en een externe deskundige. Na afloop van deze waardevolle sessie is afgesproken dat het MT hier verder mee aan de slag gaat en met vervolg voorstellen komt.

7. De OR zal worden meegenomen in de evaluatie van de Bestuurder.
In de evaluatie van de bestuurder is in 2022 een tweetal MT leden en de OR meegenomen.

8. De koppeling van rapportages en verantwoordingen aan doelen, voortgang en realisatie behoeft nog aandacht en verdere verbetering.
Zie punt 1.

9. De jaaragenda van de RvT koppelen aan de strategische (beleids)agenda en aan de governance-agenda.
Zie punt 3. Ook governance punten zijn toegevoegd.

10. Agendasetting: de leden van de raad is gevraagd om zelf agendapunten aan te dragen voor de vergaderingen.
Dit punt staat iedere vergadering op de agenda. Hiervan is evenwel nog beperkt gebruik gemaakt.

11. De bemensing van de vicevoorzittersrol en renumeratierol moet worden herzien in verband met het aftreden van de (vorige) vicevoorzitter.
Eén van de RvT-leden heeft de functie van vicevoorzitter op zich genomen en vervult tevens (mede) de renumeratierol.

12. Inwerk- en introductieproces nieuwe RvT-leden moet worden opgesteld.
Er is een introductieprogramma opgesteld. Dat is ruim opgesteld zodat een nieuw lid een keuze kan maken uit het aanbod dat is afgestemd op zijn of haar kennis en ervaring en taak binnen de raad.

13. Er is (nog) geen sprake van een jaarlijks PE-plan.
Er is een plan opgesteld voor 2023. De beoogde nieuwe voorzitter zal een cursus/training doen gericht op het voorzitterschap. Twee leden zullen een cursus/training doen gericht op goed toezicht.

14. De status van de auditcommissie en van de renumeratiecommissie is onduidelijk.
De raad besluit om deze commissies te formaliseren en daarvoor reglementen op te stellen.

15. De status van het vooroverleg roept vragen op bij de directeur-bestuurder.
Besproken wordt dat het vooroverleg door de directeur-bestuurder als ongemakkelijk kan worden ervaren. De raad benadrukt dat het vooroverleg uitsluitend is bedoeld voor onderlinge afstemming en om elkaar aan te kunnen aanspreken op de werkwijze van de raad (tussentijdse zelfevaluatie en bijsturing). Daarnaast zijn er onderwerpen als de voorbereiding van het jaargesprek met de directeur-bestuurder die buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder moeten plaatsvinden. De raad ervaart het vooroverleg als constructief en efficiënt.

Voor verslag: Hendrik Jan Boere, voorzitter raad van toezicht, 26 oktober 2022

Datum en proces Zelfevaluatie september 2021

De zelfevaluatie va de RvT van Avedan heeft plaatsgevonden onder begeleiding van een extern evaluator: dhr. L. (Leonard) Faber, Directeur en Sr. Adviseur van FlowPeople B.V. te Almelo. De zelfevaluatie kende de volgende opzet:

1. Bestudering van voor de zelfevaluatie relevante documenten;

2. Individueel gesprek van circa anderhalf uur van de evaluator met elk van de vijf RvT-leden afzonderlijk en met de directeur-bestuurder, in de periode augustus - september 2021;

3. Een zelfevaluatiebijeenkomst RvT onder begeleiding van de evaluator op 20 september 2021, voor tweederde deel zonder de bestuurder en voor eenderde deel met de bestuurder.

De belangrijkste bevindingen en adviezen vindt u hieronder.

NVTZ Goed Toezicht

Bevindingen en leerpunten: Leden zijn op de hoogte van het programma Goed Toezicht. De op de NVTZ-website vermelde Avedan-gegevens ten aanzien van scholing (Goed beslagen ten ijs) en documenten in het kader van Transparantie en Evaluatie en reflectie dienen te worden geactualiseerd.

Actie: 1) elk lid vermeldt zijn/haar eigen scholingsinspanningen; 2) de voorzitter verzoekt directiesecretaresse om jaarverslagen e.d. te uploaden (Transparantie); 3) Het evaluatieverslag wordt geupload onder Evaluatie en reflectie.

Kernfunctie Toezicht houden

Bevindingen en leerpunten: RvT en Bestuurder ervaren de uitoefening van de toezichtrol van de RvT als positief en voldoende effectief. De Bestuurder levert voor elke RvT-vergadering een bestuursverslag aan. Dat voldoet aan de behoefte aan informatie van de RvT. Doel, inhoud en opzet zullen worden geëvalueerd. Wijze en structuur in ophalen van inbreng van stakeholders verdienen aandacht. Opvolging missie, visie, doelen, strategie door actieplan is nodig om toezicht te kunnen houden (PDCA). Concept visie op toezicht is geschreven en zal worden besproken en vastgesteld.

Actie: 1) Doel, inhoud en opzet bestuursverslag evalueren; 2) Inbreng stakeholders vormgeven; 3) PDCA inrichten; 4) Toezichtvisie bespreken en vaststellen.

Kernfunctie Adviseren

Bevindingen en leerpunten: De adviesfunctie wordt regelmatig benut. RvT geeft gevraagd advies en ongevraagd advies. Kunst daarbij voor de RvT is om op haar handen te blijven zitten. Daar zijn de leden op aanspreekbaar. Leerpunten hierbij zijn: de Bestuurder wordt uitgenodigd om haar adviesvragen expliciet te formuleren en aan RvT-leden en Bestuurder wordt gevraagd om na behandeling (indien dit buiten de vergadering om plaatsvindt) terugkoppeling te geven over adviezen en daarop gebaseerde acties naar de gehele RvT. Ervaring en expertisegebieden kunnen nadrukkelijker met elkaar gedeeld worden.

Actie: 1) expliciteren van adviesverzoeken (Bestuurder); 2) terugkoppelen adviezen en acties naar gehele RvT; 3) met elkaar delen van kennis, ervaring en expertisegebieden.

Kernfunctie Werkgeversrol

Bevindingen en leerpunten: De werkgeversrol wordt ingevuld. Het proces van doelstellingen en evaluatie van de Bestuurder wordt uitgevoerd en verdient aandacht. Voorzitter en Vicevoorzitter voeren op basis van een 180- of 360-graden evaluatie het evaluatiegesprek met de Bestuurder en maken de beloningsafspraken. De input van de RvT-leden wordt niet vooraf met de RvT besproken. Die behoefte wordt wel uitgesproken. Ook wordt voorgesteld om de OR mee te nemen in de 360-evaluatie. Er vindt een schriftelijke terugkoppeling van gespreksproces en afspraken plaats naar RvT, maar RvT-leden herkennen dat proces niet allemaal.

Actie: 1) Op basis van strategie en actieplan doelstellingen afspreken met Bestuurder; 2) OR meenemen in ophalen van informatie voor 360-graden evaluatie; 3) opgehaalde input 360-graden voorafgaand aan evaluatiegesprek bespreken met RvT-leden; 4) gedeelde uitkomsten evaluatiegesprek mogelijk ook mondeling bespreken in RvT.

Randvoorwaarde Informatievoorziening

Bevindingen en leerpunten: De informatievoorziening is in de afgelopen twee jaar wat betreft tijdigheid en volledigheid verbeterd. Het bestuursverslag is uitvoerig. In geval van spoed of belang vindt tussentijdse berichtgeving plaats per mail of app. De behoefte wordt uitgesproken om de rapportages en verantwoordingen meer te koppelen aan doelen, voortgang en realisatie. Het artikel 24 overleg met de OR vindt plaats met OR, Bestuurder en RvT-delegatie. Besproken is de vraag of de RvT ook afzonderlijk met de OR kan of wil spreken, zonder bijzijn van de Bestuurder. De Bestuurder heeft daar geen probleem mee. De RvT vindt dat niet nodig, vanwege de open relatie. Zoals aangegeven bij de werkgeversrol zal de OR deelnemen aan de 360-evaluatie van de bestuurder, zodat indien nodig signalering van aandachtspunten in de relatie tussen Bestuurder en OR kan plaatsvinden.

Actie: 1) rapportages en verantwoordingen meer koppelen aan doelen, voortgang en realisatie (PDCA).

Randvoorwaarde Vergadering

Bevindingen en leerpunten: De Voorzitter en de Bestuurder bereiden de agenda voor. Voorafgaand aan de vergaderingen vindt er telkens een halfuur voorbespreking plaats, waarin kernpunten worden benoemd en rolverdeling wordt afgestemd. Hierover zijn de leden tevreden. De rol en werkwijze van de voorzitter bevordert de openheid tijdens de vergadering. Daarin voelen de RvT-leden zich vrij en uitgenodigd om hun inbreng te hebben, met respect voor elkaar en voor elkaars rol. Er is een vaste agendastructuur voor elke vergadering. Behoefte is om die meer te koppelen aan de strategische en governance agenda. En mogelijk kan er ten behoeve van de agendavorming expliciet input van RvT-leden worden gevraagd. Vastlegging en documentatie functioneren goed. Onderlinge verhoudingen zijn open en constructief.

Actie: 1) Jaaragenda RvT  koppelen aan strategische (beleids)agenda en aan governance-agenda; 2) Zo mogelijk voorafgaand ophalen agendapunten bij RvT-leden, om van daaruit meer agendasettend te zijn als Raad.

Randvoorwaarde Functie- en taakverdeling

Bevindingen en leerpunten: De voorzitters- en vicevoorzittersrol van de RvT zijn formeel belegd. De leden van de RvT zijn tevreden over het functioneren van de voorzitter. De rollen van voorzitter en lid van Auditcommissie en Remuneratiecommissie  zijn niet formeel belegd, omdat er voor is gekozen om geen officiële RvT-commissies en commissie-reglementen in het leven te roepen. De auditrol wordt vervuld door de voorzitter en een lid, in het dagelijks leven werkzaam als Accountant/Financieel Adviseur respectievelijk Advocaat. De remuneratierol wordt vervuld door de voorzitter en de vicevoorzitter. De vicevoorzitter bekleedt binnen de RvT tevens de zetel met het HRM-aandachtsgebied. De auditrol behelst tevens de bespreking van het accountantsverslag met de Accountant en de Controller. Deze wordt vervolgens geagendeerd voor de RvT-vergadering. De werkwijze ten aanzien van de remuneratierol is beschreven bij de kernfunctie Werkgeversrol. Tijdens de zelfevaluatie is de werkwijze en de invulling ervan ten aanzien van de verschillende rollen besproken. De RvT is tevreden over de wijze waarop de commissierollen worden ingevuld. Hoewel de RvT in de maatschappij een verdere formalisering van toezicht ziet, kiest zij er bewust voor om de huidige werkwijze te continueren. De werkwijze wordt als effectief ervaren.

Actie: 1) herzien van bemensing van de remuneratierollen, in verband met de aflopende termijn van de vicevoorzitter van de RvT.

Randvoorwaarde Bemensing van de RvT

Bevindingen en leerpunten: De aanwezige expertise, diversiteit in leeftijden, gender en achtergronden en verdeling van rollen worden onderling positief gewaardeerd. Vanuit de nieuwe leden wordt er aandacht gevraagd voor het inwerk- en introductieproces van nieuwe RvT-leden. Naast de formele introductieonderwerpen is er behoefte aan het leren kennen en delen van kennis, ervaring en expertisegebieden, zoals ook aangegeven onder de Kernfunctie Adviseren. Nu de laatste zittingstermijn van de vicevoorzitter afloopt, wordt er een profiel samengesteld voor diens opvolging en kunnen rollen mogelijk worden herverdeeld. Vraag is of daarbij mogelijk vooruitgelopen moet worden op het eindigen van de zittingstermijn van de huidige voorzitter, per 1 januari 2023.

Verder behoeft de planmatigheid op het gebied van professionele educatie (PE) van RvT aandacht. Beoogd wordt om daarvoor per jaar een plan en afspraak voor te maken. Tijdens PE opgedane kennis zal worden gedeeld. In het plan kan ook ruimte gemaakt worden voor het leren en uitwisselen van ervaring met RvT’s van andere welzijnsinstellingen.

Actie: 1) Inwerk- en introductieproces nieuwe RvT-leden evalueren en zo nodig herzien; 2) Wervingsprofiel nieuw RvT-lid samenstellen; 3) Zo nodig herverdelen van rollen binnen RvT, in verband met aflopen zittingstermijn vicevoorzitter; 4) jaarlijks PE-plan RvT samenstellen; 5) uitwisseling kennis en ervaring met andere RvT’s.

Reflectie samen met Bestuurder

De zelfevaluatie is afgerond met een gezamenlijke reflectie van RvT en Bestuurder. Beiden geven aan dat de wederzijdse openheid in de relatie wordt gewaardeerd. Het afgelopen jaar heeft vooral in het teken gestaan van ‘bouwen aan relaties en verbinding’ met externe partners, met opdrachtgevers, met management, OR en medewerkers. De RvT ontvangt vanuit de organisatie positieve feedback op de werkwijze en houding van de Bestuurder.

Tijdens deze evaluatie is verder aan de orde gekomen:

• Een samenvatting van bevindingen uit de zelfevaluatie en van de leer- en de actiepunten;
• De lessen en actiepunten die de samenwerking met de Bestuurder raken, zoals: inrichten van PDCA-cyclus op basis van een samen te stellen strategische- en governance-agenda; toekomstig proces van jaarlijkse evaluatie van de Bestuurder;  
• Omgang met gevraagde en ongevraagde advisering door de RvT;
• Kernelementen voor het wervingsprofiel voor een nieuw te werven RvT-lid

Reflectie leerpunten

Reflectie laatst gehouden op 20-11-2023.