Evaluatie leerpunten
—
Reflectie leerpunten
Zelfevaluatie RvT Klimmendaal 2019
In het vorige jaar heeft de RvT van Klimmendaal Revalidatiespecialisten besloten om deel te nemen aan het promotieonderzoek van mevr Marilieke Engbers aan de VU te Amsterdam. Dit in het kader van het programma “Board Leadership, Dynamics and Communication”. Zonder op alle wetenschappelijke literatuur en achtergronden in te gaan is de kern van het onderzoek de betekenis van “het ongezegde in de boardroom”. De ervaring leert dat bestuurders, commissarissen en toezichthouders graag willen reflecteren over de vraag met betrekking tot wat ze zelf niet zeiden en waarom nieten wat ze denken dat anderen niet zeiden en wat ze denken dat anderen weerhield dat te zeggen.
De RvT vond dit een erg interessante onderzoeksvraag, die ons ook inzicht zou kunnen geven in ons eigen functioneren als Raad. Zegt iedereen wat hij/zij zeggen wil en verdiept daarmee de discussie, de meningsvorming en de besluitvorming? Geeft de voorzitter b.v. voldoende tijd aan de leden om te zeggen wat men wil en denkt om gezamenlijk te verdiepen en ook in dit aspect de toezichthoudende taak adequaat te vervullen en besluitvorming goed tot stand komt? Een boeiende benadering van het thema zelfreflectie!
De Promovenda was aanwezig bij een van onze RvT vergaderingen, observeerde de gehele vergadering, gaf ons vervolgens na de vergadering een vragenformulier, dat wij invulden en vervolgens hebben wij ieder een aanvullend interview met haar gehad. Aansluitend heeft zei meerder vergaderingen van RvC’s bijgewoond. Geanonimiseerd beschikte zij vervolgens over een boeiende dataset om ons vervolgens een “gewogen” spiegel voor te houden.
Op 15 oktober was het zo ver. Aan de hand van 4 vragen hielden wij een interactieve sessie over de invloed van het ongezegde op de besluitvorming in RvC’s. Te weten:
1. Achtergrond: wat weten we wel en niet?
2. Wat is het ongezegde in relatie tot RvC’s?
3. Wat is de relevantie van het ongezegde?
4. De Zelfevaluatie.
Gedurende deze bijeenkomst werden steeds delen uit bestuurs theorieën en governance aspecten/principes doorgenomen en besproken. Ook werden de ervaringen uit 17 raadsvergaderingen van verschillende organisaties hierbij betrokken, wel anoniem en niet betrokken. Helder werd in de discussie dat het ongezegde impliciete aannames bloot legt en daarmee hoe “in het moment” individueel wordt besloten. Van uit governance volgende taken en de rollen van de RvT; Toezichthouder-rol, werkgeversrol, klankbordrol en Samenwerken, maar ook de Compliance rol. In de verschillende discussies kwamen de dilemma’s van tijd, toezicht, samenwerking en besluitvorming royaal aan bod. En ook de verschillen in verwachtingen en opvattingen in relatie tot inhoud en taak. Het ongezegde heeft te maken met percepties, opvattingen en gedrag; ook met de logica van het systeem en de logica van de groep. Taal kenmerkt zich door het woord en dat is uni dimensioneel; communicatie, echter is drie dimensioneel.
Deze bijeenkomst heeft ons vele inzichten opgeleverd en ons ook doen besluiten om een voorvergadering te hebben, zonder bestuurder en met zelfevaluatie en aandacht voor onbewuste denkprocessen, meer intuïtieve kennis en met een agenda. In de formele RvT vergadering is er vooral aandacht voor meetbare en rationele aspecten, passend bij compliance, code en wetten. Tevens heeft het ons geholpen bij het formuleren van een set kritische succesfactoren, waarmee wij ook de beoordeling van de CEO en van de organisatie kunnen gaan verhelderen. De RvT hanteert zo’n set voor haar terrein, de CEO voor de beoordeling van het succes van het MT, zo verder de organisatie in. Transparantie neemt dan toe en vermoedelijk de kwaliteit van besturen en toezicht ook. Jaarlijks gaan we de succesfactoren evalueren en zo nodig bijstellen.
Bert Bunnik,
Voorzitter Raad van Toezicht
Reflectie laatst gehouden op 15-10-2019.
