Voor goed toezicht is adequate informatie essentieel.

In de praktijk van goed toezicht wordt van de toezichthouder verwacht dat hij zelf bepaalt welke informatie hij nodig heeft om goed toezicht te kunnen houden. De bestuurder en de verschillende rapportages zijn daarvoor belangrijke bronnen. De vraag is of dit wel voldoende is om daadwerkelijk goed beeld van en feeling te krijgen met de organisatie? Steeds meer gaan toezichthouders dan ook de organisatie in om zich zelf een beeld te vormen van het reilen en zeilen van de organisatie: op werkbezoek dus!
Deze blog gaat in op hoe je als toezichthouder een beter beeld kunt krijgen door te kijken door de bril van een organisatie-antropoloog.

Om werkelijk (in)zicht te krijgen op het reilen en zeilen van organisatie zijn cijfers en letters niet voldoende. De sfeer, de cultuur, hoe mensen met cliënten en met elkaar omgaan, wat ze doen en laten, zijn net zo belangrijk en maken het beeld completer en rijker.
Een wetenschap, die zich bezig houdt met cultuur en ‘de mens’ (ánthropos) is de antropologie, letterlijk menskunde of mensleer. Omdat organisaties ook gezien kunnen worden als gemeenschappen, is er steeds meer belangstelling voor de toepassing van de kennis en methoden van de antropologie op organisaties.

Voor een antropoloog zijn relaties tussen mensen het aangrijpingspunt. Kort gezegd, cultuur zit tussen mensen en tussen mensen en dingen. Met andere woorden, in relaties gebeurt het.

Er kunnen vijf soorten van relaties onderscheiden worden die voor het begrijpen van wat er gebeurt in organisaties belangrijk zijn.

Relaties binnen de eigen groep: hoe regelen we het met elkaar?
Hoe zitten de relaties in elkaar, wie gaat om met wie of juist niet. Stel dat je hiervan een kaart zou tekenen, hoe ziet die er dan uit? Hoe vinden ontmoetingen plaats? Hebben mensen een vaste werkplek of juist niet? Een belangrijke component om dingen met elkaar te regelen, is belonen en straffen. Formeel, maar ook informeel. Wat wordt beloond en hoe? Wat zijn doodzondes, wat is ‘not done’, wat is de ergste straf?

Leiders en macht: wie heeft het voor het zeggen?
Hoe zit het met macht en status en in het verlengde de statussymbolen? Welke zijn dat en ‘mag’ je ze laten zien? Wat maakt dat iemand status heeft: leeftijd, opleiding, lengte dienstverband (de jongste bediende!), kennis, ervaring?
Hoe worden besluiten genomen: wie heeft een bepalende stem? Wordt iedereen betrokken of juist niet en is er sprake van achterkamertjespolitiek? Verlopen besluitvormingsprocessen traag en taai of juist niet?

Buitenstaanders: hoe wordt naar anderen, buiten de eigen groep gekeken?
Welke stereotypen zijn er? Vraag eens naar het beeld dat men heeft van de Raad van Toezicht. Het antwoord kan heel verrassend zijn…
Welke manieren van kijken (frames) heeft men om naar de buitenwereld te kijken? Ziet men een boze buitenwereld of staan de ramen en deuren open en ziet men vooral kansen en mogelijkheden?

Hoe wordt omgegaan met tijd en ruimte? Wat zijn de rituelen?
Hoe gaat men om met het begrip tijd? Is tijd een rekbaar begrip, heeft men alle tijd of juist niet en is men stipt en weinig flexibel? Ook hier kan weer illustratief zijn hoe men omgaat met het bezoek van de Raad van Toezicht.  De staat van fysieke ruimtes is ook veelzeggend: wat zie, ruik (!) en hoor je? Is het opgeruimd of slingert er van alles rond? Is alles goed onderhouden en schoon? Hoe toegankelijk zijn gebouwen en ruimtes? Kan iedereen zo maar naar binnen lopen of moet je eerst langs een receptionist of secretaresse?

Ons hele leven staat bol van de rituelen om (belangrijke) momenten en overgangen te markeren en organisaties zijn niet anders. Hoe worden gebeurtenissen zoals een afscheid, verjaardag, jubileum gevierd? Worden ze wel gevierd en zo ja hoe? Groots of juist niet? Hoe is de ontvangst van nieuwe werknemers? Worden ze uitgebreid ingewerkt of moeten ze zelf maar zien hoe ze zich redden?

Relaties in beweging: hoe worden relaties onderhouden?
Het geven van cadeaus en feesten, teamuitjes, zijn voorbeelden van manieren om relaties te onderhouden. Zowel met buitenstaanders als binnen de organisaties zelf.

Daarbij hoort ook hoe men omgaat met spannende gebeurtenissen: welke uitlaatkleppen zijn er? Is er veel aandacht voor spannende gebeurtenis of juist niet en doet men net alsof er niks aan de hand is?

Het maken van grappen is een manier om te gaan met spanning in relaties. Vrijwel altijd gaat dit samen met het vermijden van bepaalde onderwerpen en worden dingen ‘weggelachen’.

Grappen kunnen heel functioneel zijn en de relaties gezond houden maar het is wel goed om op te letten of de ‘grappenstroom’ symmetrisch is of juist niet en dat een bepaalde groep of persoon altijd het mikpunt is. Het kan heel inzichtelijk zijn om eens na te gaan hoe het zit met de grappen in de boardroom!

De kwaliteit van een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de relaties. Door als toezichthouder ook te kijken door de bril van de organisatie-antropoloog krijgt hij ook zicht op hoe het zit en staat met die relaties. Gecombineerd met de cijfers en letters geeft dit een completer beeld van de organisaties waardoor de toezichthouder nog beter zijn rollen kan vervullen.

Carla Dubbelman en Rixt Heegsma zijn beiden organisatieadviseur en toezichthouder.
Onder de vlag van Waarderend Toezicht adviseren, begeleiden en trainen zij Raden van Toezicht en Commissarissen waarbij zij specifiek aandacht hebben voor het goede gesprek. De ambitie van Waarderend Toezicht is dat er nieuwe vormen van toezicht ontstaan die bijdragen aan de bedoeling van organisaties voor klanten en cliënten. Voor meer informatie: zie www.waarderendtoezicht.nl