Trainees in de raad van toezicht: (Hoe) doe je dat?
Voorbeeld van een vraag aan de NVTZ-helpdesk
Geregeld krijgen raden van toezicht de vraag of er ruimte is voor een trainee. Zo’n periode is waardevol voor mensen die zich oriënteren op een toezichthoudende functie. Ook raden van toezicht geven aan van zo’n periode veel te kunnen leren. Bovendien biedt het de gelegenheid als raad kennis te maken met de inbreng van iemand met een andere ervaring of achtergrond.
- Wat wil de trainee leren en kunnen wij dat als organisatie en raad van toezicht (RvT) bieden? Deze vraag is op verschillende manier te onderzoeken. Vragen zouden kunnen zijn: Passen we bij elkaar? Denken we dat de trainee de competenties voor het toezicht houden heeft of kan ontwikkelen?
- Is dit een geschikt moment? Met name als er sprake is van een spannende periode kan het zijn dat u zich de vraag stelt of dit wel het geschikte moment voor een trainee is. De ervaring leert dat een spannende periode ook – of zelfs juist – een goede periode voor een traineeship kan zijn. Niet alleen voor de trainee, ook voor de raad. Daarbij kunt u als raad afspreken om indien nodig zonder aanwezigheid van trainees te vergaderen. Mocht er echter sprake zijn van een conflict in de raad of met de raad van bestuur (RvB), dan is het wellicht aan te raden even te wachten met een trainee.
- Hoe lang duurt het traineeship? In verband met de jaarcyclus van de raad is het aan te raden een periode af te spreken van (minimaal) een jaar.
- Bij welke momenten zijn de trainees aanwezig? Denk naast de vergaderingen van de raad ook aan het vooroverleg, vergaderingen van RvT-commissies en de zelf-evaluatie van de raad.
- Welke begeleiding is nodig? Begeleidt een vast of een wisselend lid van de RvT de trainee? In een voorbespreking de stukken toelichten is helpend. Maar misschien past het bij het leertraject om dat op een gegeven moment niet meer te doen. Spreekt u af dat één toezichthouder met de trainee de vergadering nabespreekt? En/of vraagt u de trainee aan het eind van de vergadering om nog tijdens de vergadering haar/zijn indruk met de raad te delen.
- Welke afspraken maken we met elkaar? In verband met vertrouwelijkheid is het goed afspraken te maken over geheimhouding. Een stageovereenkomst past daarbij.
- Krijgen trainees een vergoeding? Te denken valt aan een reiskostenvergoeding. Bij het afwegen of er meer dan een reiskostenvergoeding geboden wordt, kunt u kijken naar wat passend is in relatie tot de vergoeding die de toezichthouders krijgen en/of naar wat in de organisatie als stagevergoeding gebruikelijk is.
- Krijgen trainees een speciale opdracht mee? Stephan Roest vertelt op deze site hoe hij als trainee bij de raad van toezicht van HVO Querido de rol van toezichthouders onderzoekt op het gebied van duurzaamheid.
Ervaring van de RvT De Zijlen
De raad van toezicht van De Zijlen werkt vanaf 2016 met trainees: mensen met voldoende werkervaring, maar nog geen toezichtervaring, die graag een nevenfunctie als toezichthouder willen verkrijgen. Gedurende een jaar participeren ze in alle activiteiten van de RvT en krijgen daarbij wisselende begeleiding van de individuele toezichthouders, zodat ook de verschillende expertisegebieden aan bod komen. Bij De Zijlen liepen in de periode juni 2016 – juni 2017 niet één maar 2 trainees een jaar lang mee met de RvT om te leren wat intern toezicht inhoudt en te ervaren of zo’n rol bij hen past. Zij deelden hun ervaringen in een artikel.
De afspraken bij De Zijlen
Met alleen meelopen en aanwezig zijn bij de vergaderingen ben je er niet. Het is belangrijk dat je wordt ingewijd in de rol van toezichthouder en alles wat daar bij komt kijken. Ook moet je de overwegingen, achtergronden en groepsdynamica kennen om goed te kunnen begrijpen wat er in een RvT-vergadering gebeurt. Daarom hebben we vooraf goede afspraken gemaakt over de werkwijze bij het traineeship. Over de verwachtingen, over de investeringen en de verplichtingen. Zo kwamen we tot de volgende afspraken:
- de trainees zijn aanwezig bij alle RvT-vergaderingen inclusief het vooroverleg zonder bestuurder, tenzij anders wordt beslist door de voorzitter;
- de trainees krijgen voorafgaand aan elke RvT-vergadering een briefing van de voorzitter en een nagesprek met wisselend een ander lid van de RvT;
- de trainees krijgen de gelegenheid vergaderingen bij te wonen van RvT-commissies;
- de trainees krijgen geen vergoeding, maar wel een reiskostenvergoeding en bepaalde opleidingsfaciliteiten. Zo mogen ze op kosten van De Zijlen de NVTZ-cursus voor beginnende toezichthouders volgen en congresbezoek declareren als dat aan de orde is;
- de trainees ondertekenen een overeenkomst over de afspraken waarvan onderdeel is de volledige geheimhouding van het besprokene in de RvT;
- de trainees doen mee aan de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvT;
- de trainees hoeven geen tegenprestatie te leveren, maar we nodigen hen uit om vanuit het eigen perspectief zaken aan de orde te stellen tijdens en rond de vergaderingen.
