Het is voor raden van toezicht (rvt’s) vanzelfsprekend de financiële verantwoording gestructureerd te bespreken en hierbij een onafhankelijk professionele reflectie te vragen aan een externe accountant.
Kunnen rvt’s beter (in/over)zicht krijgen op de kwaliteit van zorg, door net als bij financiën een onafhankelijk professionele reflectie te vragen?

Bij raden van toezicht staat de financiële verantwoording veelal structureel op de agenda, waarbij er eenmaal per jaar een onafhankelijk professionele reflectie wordt gegeven, door de externe accountant. Het is gebruikelijk dat de accountant onafhankelijke bevindingen en oordeel (goedkeuring jaarrekening) toelicht op een vergadering van de auditcommissie en van de rvt. Tussentijds stelt de externe accountant een Managementletter op, over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van een organisatie. De Managementletter is onder meer een controle-instrument voor de rvt ten behoeve van de toeziende taak op het bestuur van de onderneming. De accountant werkt met een helder toetsingskader, waarbij bijvoorbeeld wordt gekeken naar solvabiliteit, rentabiliteit, weerstandsvermogen, liquiditeitsruimte. Steeds vaker komen de risico’s en kansen voor de continuïteit van de organisatie eveneens in de rapportage.

Uit een recente enquête (Q4-2021) onder rvt’s bij zorg- & welzijnsorganisaties (97 respondenten), komt naar voren dat iets meer dan de helft (58%) goed zicht zegt te hebben op de kwaliteit van zorg/welzijn in hun organisatie. Van alle respondenten is 54% van mening hiervoor over voldoende (goede) informatie te beschikken.

We vroegen de respondenten: voor welke deelsector waar zij toezichthouder zijn, zij de enquête invulden. Bijna de helft deed dat voor de VVT (verpleging, verzorging, thuiszorg). Drie respondenten houden toezicht in andere sectoren, namelijk een ZBC (Zelfstandig Behandel Centrum), het speciaal onderwijs en de kinderopvang en onderwijsontwikkeling.

 Bij veel raden van toezicht is de commissie kwaliteit en veiligheid het gremium dat verdiepend toeziet op het dossier kwaliteit van zorg. De leden van de raad van toezicht die in deze commissie zitting hebben, nemen de verkregen inzichten mee in het interne toezicht (74%). In 16% van de gevallen wordt iedere rvt-vergadering gesproken over risico's in keuzes kwaliteit/veiligheid (49% periodiek 1-2x per jaar, 33% doet dat incidenteel en 3% nooit).

We vroegen de respondenten: heeft uw raad een commissie kwaliteit en veiligheid?

Opmerkelijk is dat 88% de kwaliteitsrapportages bespreekt in de raadsvergadering (waarbij 25% iedere rvt vergadering), 82% krijgt daarbij een duiding van de cijfers van de bestuurder (waarvan 32%  iedere raadsvergadering). Door meerdere respondenten wordt aangegeven dat de duiding/bespreking vooral in de commissie kwaliteit en veiligheid plaatsvindt.

We vroegen de respondenten: bespreekt u in raadsvergadering de kwaliteitsrapportage met bestuurder?

We vroegen de respondenten: krijgt u een uitleg over de betekenis van de cijfers?

De kwaliteitsrapportages als feedback voor de interne organisatie komt in een kwart (26%) van de raadsvergaderingen niet (of incidenteel) aan de orde. Leer- en verbeterpunten voortkomend uit de kwaliteitsrapportages komt in 21% niet (of incidenteel) aan de orde, de aanpak van verbeterpunten komt in 28% nooit of slechts incidenteel aan de orde.
Slechts 20-30% van de respondenten geeft aan niet of slechts incidenteel te bespreken wat de bestuurder ermee doet.
Kortom bij driekwart van de respondenten wordt de opvolging van de kwaliteitsrapportage (feedback en verbeterpunten in de organisatie) minstens 1 keer per jaar in een rvt-vergadering besproken.

Bespreking van dilemma’s in rvt’s met de bestuurder laat een opvallende toename zien. In 2017[1] waren de besproken dilemma’s voor 29% kwaliteits-gerelateerd, terwijl dat in 2021 60% was (17% ieder rvt vergadering, 43% periodiek 1-2x per jaar).
Voorbeelden van besproken dilemma’s zijn COVID gerelateerd en het tekort aan personeel en privacy.

We vroegen de respondenten: bespreken rvt & rvb dilemma’s kwaliteit en veiligheid?

Meer dan driekwart (84%) geeft aan dat de organisatie een kwaliteitskeurmerk heeft zoals Prezo, HKZ, ISO. In de helft van de gevallen wordt de keuze voor een kwaliteitskeurmerk niet besproken in de raad. Uit de resultaten blijkt dat 10% van de rvt’s contact heeft met de certificeerder.

 We vroegen de respondenten: er zijn verschillende keurmerken. Wordt de keuze voor een kwaliteitskeurmerk besproken in de raad?

Beschouwing

Kwaliteit is net als financiën een integrale verantwoordelijkheid van de hele rvt[2]. Er is een groeiend besef bij rvt’s dat kwaliteit van zorg een belangrijk te bespreken onderwerp is.

Tijdens de NVTZ-regiobijeenkomst Zuid Holland/Zeeland is aan de orde geweest of het zicht op de kwaliteit van zorg verbeterd kan worden door bijvoorbeeld met een certificeerder de rapportage te bespreken. En wat het samenspel van de raad van toezicht en de bestuurder aan dat thema kan bijdragen. Daar sprak een ervaren certificeerder in de zorg. ‘Er zijn wellicht verbeterslagen mogelijk om tot een gestructureerde bespreking van de kwaliteit van zorg te komen, zodat de juiste onderwerpen op de bestuurstafel komen. Een externe professionele reflectie (externe visitatie, audit e.d.) door bijvoorbeeld een certificeerder en een helder toetsingskader, zoals een accountant bij financiën, kan een rvt (en bestuurder) helpen beter (in)zicht te krijgen op de interventies, de kwaliteit van zorg en de sterke en verbeterpunten in de eigen organisatie.’

Yvonne van Kemenade
Voorzitter/lid Raden van Commissarissen in de zorg
Regio-ambassadeur NVTZ